DIC agiliza el sistema de gestión de gastos de los empleados en Asia-Pacífico con VISEO y SAP Concur 

Para el Grupo DIC, que tiene 189 empresas en 63 países y una plantilla de más de 22 000 empleados, el proceso de reclamaciones de gastos y reembolso de los empleados les costaba tiempo, dinero y control. El grupo sabía que, para cumplir con sus responsabilidades ante las partes interesadas, necesitaban operar de una manera más productiva y rentable, y un buen punto de partida sería agilizar las reclamaciones de los empleados en 10 países de Asia-Pacífico (APAC). Esto incluiría Singapur, Malasia, Australia, Nueva Zelanda, Tailandia, India, Vietnam, Filipinas y Sri Lanka, y beneficiaría a 5000 empleados.  

Desde las oficinas centrales se eligió a SAP Concur 

La pregunta de qué solución de gestión de gastos usar tenía una respuesta simple. Las oficinas centrales de DIC en Japón ya habían obtenido resultados positivos con SAP Concur, por lo que se decidió implementar dicha solución en los 10 países.  

La verdadera pregunta era: ¿Quién implementaría la solución? 

Colaboración con VISEO en la implementación de Concur en toda la región 

Como socio de Concur, VISEO tiene mucha experiencia en la comprensión de los desafíos empresariales de un cliente. Asimismo, se encarga de instalar y configurar Concur de la manera más eficiente y eficaz posible, priorizando los resultados deseados de la empresa en su estrategia de implementación. 

En el caso de DIC, esto significó resolver varios desafíos. A la cabeza de esta lista, VISEO estaba trabajando estrechamente con el equipo de DIC en Japón para desarrollar la integración necesaria que garantizara que los sistemas de la sede central pudieran integrarse sin problemas con el resto de las empresas del grupo en APAC.  

Además de comprender los procesos operativos únicos de cada oficina, VISEO necesitaría desarrollar un conocimiento profundo de los requisitos legales y las mejores prácticas de cada ubicación, antes de diseñar planes para agilizar el proceso de reclamaciones para cada país individual.  

Es importante destacar que, dado que la oficina malaya de DIC ha sido designada como su centro de servicios compartidos, donde se gestionan todas las transacciones financieras (incluida la gestión de facturas y las reclamaciones de los empleados), el equipo de VISEO también necesitaba garantizar que todas las implementaciones de Concur realizadas en la región se tradujeran directamente en beneficios de productividad para este centro de servicios compartidos. 

Durante un periodo de seis meses, VISEO completó la primera fase de implementación, lo cual tuvo lugar en Singapur, Malasia, Australia y Nueva Zelanda. Este fue un periodo de descubrimiento tanto para DIC como para VISEO; DIC carecía de experiencia con Concur y confió en las directrices de VISEO durante todo el proceso de implementación, y VISEO aprendió sobre los procesos de reclamaciones existentes de DIC y los requisitos legales. Luego, configuró la solución para procesar flujos de datos directamente en el sistema SAP ERP existente de DIC, formando procesos de reclamaciones basados en Concur para la organización. 

Más recientemente, VISEO ha completado la segunda fase de implementación para DIC, cubriendo así las implementaciones en Indonesia, Tailandia, Filipinas y Vietnam. La fase final de la implementación está actualmente en curso, y la integración incluirá sus oficinas en India y Sri Lanka. Como antes, VISEO está trabajando estrechamente con DIC para comprender los requisitos únicos de ambos países, prestando especial atención a la complejidad de las regulaciones fiscales de la India.  

Un futuro automatizado y sin papel 

“En DIC, estamos satisfechos con los resultados de la implementación hasta el momento y con el hecho de que la solución nos haya permitido integrar nuestros sistemas y procesos existentes con mínimas interrupciones, mejorando así la eficiencia general del trabajo”, afirma Leong Suk Cheng, directora regional de Finanzas de DIC. 

Y añade: “Desde la pandemia, los empleados empezaron a trabajar desde casa, lo que dificultó la entrega (presencial) de recibos y facturas. Hoy en día, no disponemos de tanto papel. Los procesos y las aprobaciones se han digitalizado, y todas las reclamaciones ahora fluyen automáticamente a nuestro sistema SAP, lo que reduce en gran medida el trabajo manual”. 

La Sra. Leong explica además que esto ha liberado a los empleados de los departamentos financieros, que solían dedicar mucho tiempo a la introducción de datos, y les permite centrarse en trabajo analítico de mayor valor, lo que ha llevado a aumentos de productividad también en otras áreas. Igualmente, valora que la solución se haya implementado justo a tiempo. 

“A medida que las fronteras continúen abriéndose en 2022, y el volumen de reclamaciones relacionadas con los viajes comience a aumentar hasta los niveles previos a la pandemia, estamos listos con un sistema preparado para el futuro y para procesos de reclamaciones de gastos”.