DIC a choisi VISEO pour l'accompagner dans l'homogénéisation de la gestion de ses notes de frais avec SAP Concur

Pour les multinationales, la gestion des notes de frais est souvent longue et coûteuse, surtout lorsque des milliers d’employés répartis dans des dizaines de pays soumettent des demandes via différents systèmes, et ce chaque jour.  

Pour le groupe DIC, qui compte 189 entreprises réparties dans 63 pays et un effectif de plus de 22 000 employés, le processus de réclamation et de remboursement des employés était synonyme de perte de temps, d’argent et de contrôle. Le groupe savait que pour assumer ses responsabilités envers les parties prenantes, il devait opérer de manière plus productive et plus rentable. Pour commencer, il convenait de rationaliser les demandes de remboursement des employés dans 10 pays de la région Asie-Pacifique (APAC). Ce projet, qui s’étend à Singapour, à la Malaisie, à l’Australie, à la Nouvelle-Zélande, à la Thaïlande, à l’Inde, au Vietnam, aux Philippines et au Sri Lanka, bénéficiait à 5 000 employés.  

Le siège social faisant figure de modèle, c’est SAP Concur qui a été choisi. 

La question du choix de la solution de gestion des notes de frais à utiliser avait une réponse toute trouvée. Le siège de DIC au Japon ayant déjà obtenu des résultats positifs avec SAP Concur, cette solution a été choisie pour être déployée dans les 10 pays.  

La vraie question était : qui mettrait en œuvre cette solution ? 

Une collaboration avec VISEO pour la mise en œuvre de SAP Concur à l’échelle de la région 

En tant que partenaire de SAP Concur, VISEO a acquis une grande expérience dans la compréhension des défis commerciaux de ses clients, puis dans la mise en œuvre et la configuration de Concur de la manière la plus efficace possible, en plaçant les résultats souhaités par l’entreprise au premier plan de sa stratégie de mise en œuvre. 

Dans le cas de DIC, cela impliquait de résoudre plusieurs défis uniques. En tête de cette liste, VISEO a travaillé en étroite collaboration avec l’équipe de DIC au Japon pour développer l’intégration nécessaire, afin que les systèmes du siège puissent s’intégrer de manière fluide avec le reste des sociétés du groupe dans la région APAC.  

Au-delà de la compréhension des processus opérationnels propres à chaque bureau, VISEO devait également acquérir une connaissance approfondie des exigences légales et des meilleures pratiques de chaque site, avant de concevoir des plans pour rationaliser le processus de réclamation pour chaque pays.  

Le bureau malaisien de DIC ayant été désigné comme centre de services partagés où seront traitées toutes les transactions financières (y compris le traitement des factures et les demandes de remboursement des employés), l’équipe de VISEO devait également s’assurer que toutes les implémentations de Concur effectuées dans la région se traduiraient directement par des gains de productivité pour ce centre de services partagés. 

Sur une période de six mois, VISEO a achevé la première phase de mise en œuvre, qui s’est déroulée à Singapour, en Malaisie, en Australie et en Nouvelle-Zélande. Il s’agissait d’une période de découverte pour DIC et VISEO. DIC manquait d’expérience avec Concur et s’est appuyé sur les conseils de VISEO tout au long du processus de mise en œuvre, et VISEO s’est informé sur les processus de réclamation existants de DIC et les exigences légales. VISEO a ensuite configuré la solution pour traiter les flux de données directement dans le système ERP SAP existant de DIC, créant ainsi des processus de réclamation basés sur Concur pour l’organisation. 

Plus récemment, VISEO a terminé la deuxième phase de mise en œuvre pour DIC, qui couvrait les déploiements en Indonésie, en Thaïlande, aux Philippines et au Vietnam. La phase finale de la mise en œuvre est en cours, et permettra l’intégration de leurs bureaux en Inde et au Sri Lanka. Comme précédemment, VISEO travaille en étroite collaboration avec DIC pour comprendre les exigences uniques de ces deux pays, en tenant compte de la complexité de la réglementation fiscale en Inde.  

Un avenir automatisé et sans papier 

« DIC se réjouit des résultats de la mise en œuvre. La solution nous a permis d’intégrer nos systèmes et processus existants avec un minimum de perturbations, améliorant ainsi l’efficacité globale du travail », a déclaré Leong Suk Cheng, Directrice Financière régionale de DIC. 

Elle ajoute : « Depuis la pandémie, les employés ont commencé à travailler à domicile, ce qui a rendu plus difficile la soumission (physiques) des reçus et des factures. Aujourd’hui, nous n’avons plus autant de papier. Les processus et les approbations sont numérisés, et toutes les réclamations sont désormais automatiquement transférées dans notre système SAP, ce qui réduit considérablement le travail manuel. » 

Mme Leong explique également que cela a libéré les employés des départements financiers qui passaient beaucoup de temps à saisir des données et leur a permis de se concentrer sur des travaux analytiques de plus grande valeur ajoutée, entraînant des gains de productivité dans d’autres domaines. Elle apprécie également le fait que la solution ait été mise en œuvre en temps voulu. 

« Alors que les frontières continuent de s’ouvrir en 2022, et que le volume des demandes d’indemnisation liées aux voyages commence à augmenter pour atteindre les niveaux pré-pandémiques, nous sommes préparés et dotés d’un système et de processus d’indemnisation des frais à l’épreuve du temps. », conclut Mme Leong