MOTUL optimise ses processus métiers avec SAP Signavio et VISEO

Entreprise fondée en 1953 à New York, MOTUL est passé sous pavillon français il y a près de 70 ans. Grâce à ses lubrifiants de haute qualité pour moteurs, l’entreprise s’est rapidement fait un nom dans le monde des sports mécaniques, notamment en Formule 1 et en MotoGP.

Depuis, MOTUL a largement étoffé sa gamme de produits, avec des lubrifiants pour moteurs de voitures, motos, camions et engins agricoles, mais aussi des fluides industriels, utilisés dans des machines-outils. Il propose également une gamme d’additifs et de produits de nettoyage, ainsi que des fluides de refroidissement, employés notamment pour réguler la température des batteries des voitures électriques ou des serveurs des datacenters.

Entreprise à la pointe de la technologie, MOTUL mise en grande partie sur l’innovation pour assurer son développement.

Une optimisation des processus via du process mining

La forte croissance connue par MOTUL l’engage de facto dans un chemin de transition vers une grande ETI internationale, avec un besoin de structurer, documenter, améliorer et optimiser ses processus. Le paysage applicatif de MOTUL est centré autour de la solution SAP ECC6, qui sera remplacée en 2028 par un ERP SAP S/4HANA. En amont de ce projet de transformation, qui démarrera en 2027, l’équipe Change/Transformation du groupe a souhaité mener une première vague d’amélioration des processus, au travers de l’initiative PEA (Process Efficiency Accelerator), lancée mi-2024.

« La direction a donné son accord, à la condition toutefois que nous nous focalisions sur les domaines où les irritants sont les plus notables et anciens : procure to pay, manufacturing, supply chain, order to cash, accounts receivable et accounts payable. Le tout, avec comme objectif d’obtenir des gains d’efficacité opérationnelle significatifs au cours des deux à trois années à venir », explique David Aries, Directeur IT Applications, MOTUL.

MOTUL recherchait une solution capable d’analyser les processus de son ERP SAP et de mettre en exergue les différents points de blocage. SAP Signavio apparaissait comme étant la meilleure solution pour réaliser cette tâche, comme l’a confirmé un POC réalisé par les équipes de VISEO, qui a permis – en une seule opération de collecte et d’analyse de données – d’identifier des gains substantiels justifiants à eux seuls l’achat de la solution. Au-delà de ce POC concluant, la méthodologie de projet proposée par VISEO a convaincu l’industriel d’engager ensemble une démarche collaborative impliquant les métier et l’IT, outillée par ce produit.

Recenser et sélectionner les problèmes, puis prioriser et déployer des solutions

Première phase du projet : la collecte des problèmes et points de blocage. « Nous nous sommes appuyés ici sur un premier outil de la suite SAP Signavio, Process Insights », détaille David Aries. « Connecté à notre ERP, il a permis d’identifier 120 points de blocage, que nous avons fait valider par les métiers lors de nos différents ateliers… au cours desquels d’autres sujets ont pu être remontés. Au terme de ce processus, 138 problèmes ont été identifiés, dont 64 que nous avons choisi de traiter dans le cadre du projet PEA. »

Confrontée à des contraintes de ressources et de temps, l’équipe projet a priorisé les différents sujets, en se concentrant tout d’abord sur des quick wins. « Des points pour lesquels refaire une documentation ou reformer les utilisateurs suffisent parfois à remettre le processus dans le droit chemin », précise David Aries.

« La plupart des quick wins ont aujourd’hui été traités, ce qui permet de nous pencher maintenant sur des sujets plus complexes, demandant plus de temps pour être résolus. Pour chaque sujet, nous appliquons le même processus : documenter l’état actuel ; définir la cible, en appliquant les bonnes pratiques en vigueur (dans le respect des spécificités de l’entreprise) ; déployer la cible, puis mesurer l’efficacité des modifications mises en œuvre, au travers de la surveillance d’indicateurs clés. »

Plusieurs solutions de la suite SAP Signavio sont utilisées :

• Process Intelligence, pour l’analyse détaillée (“mining”) des processus existants, et la définition de la cible
• Process Manager, pour la modélisation, la validation, et le partage collaboratif des processus dans une “process house” unique d’entreprise
• Process Intelligence à nouveau, pour le suivi et la sécurisation des gains des initiatives dans le temps.

VISEO a accompagné MOTUL à chaque étape du projet : POC, cadrage, construction de la feuille de route du projet PEA, support à l’arbitrage des points à traiter, et enfin, support à l’exécution, tant sur les aspects techniques que fonctionnels.

Une solution appelée à s’ancrer dans la durée

L’équipe Change/Transformation de MOTUL dispose encore de quelques mois pour avancer sur l’amélioration des processus du système SAP ECC, avant le lancement en 2027 du projet de migration vers SAP S/4HANA. « Avec le projet PEA, nous nous sommes concentrés sur les irritants les plus prioritaires. SAP Signavio va continuer à nous accompagner dans notre projet de migration vers SAP S/4HANA, où il nous aidera à réviser certains processus clés. D’autres problèmes, moins prioritaires, seront traités après la mise en route de notre nouvel ERP. »

Dans le cadre du projet Process Efficiency Accelerator, MOTUL s’est concentré exclusivement sur son instance SAP ECC. Une utilisation qui se poursuivra lors de la mise en place puis de l’exploitation de SAP S/4HANA. « Nous envisageons d’utiliser aussi Process Intelligence pour analyser les processus d’autres applications non-SAP du SI de MOTUL. Son périmètre d’action est donc appelé à progressivement s’élargir », conclut David Aries.