Comment réussir la mise en œuvre d’une solution EPM ?

Choisir la bonne solution EPM : un enjeu fondamental

Avant même de parler de déploiement, encore faut-il bien choisir sa solution EPM. La variété des offres disponibles impose une sélection rigoureuse, fondée sur les besoins réels de son entreprise.

Le premier critère de choix est l’adéquation entre l’outil et les spécificités métiers de l’entreprise. Une solution EPM doit pouvoir s’adapter aux processus internes, aux modes de gouvernance et aux objectifs stratégiques d’une organisation. Sa flexibilité est donc primordiale, tout comme sa capacité à s’intégrer facilement avec les autres briques d’un système d’information.

L’expérience utilisateur constitue un autre point central. Plus l’interface est intuitive, plus l’adoption sera fluide. De même, la disposition à produire des analyses pertinentes, des tableaux de bord personnalisables et des scénarios de simulation avancés est un gage de valeur ajoutée.

Enfin, la pérennité de l’éditeur, la qualité de l’accompagnement proposé (intégration, support, formation) et la compatibilité avec les normes de sécurité et de conformité doivent entrer en ligne de compte.

Étapes clés de la mise en œuvre : de la vision à la réalité

La réussite d’un projet EPM repose sur une méthodologie rigoureuse, structurée en plusieurs phases.

1. Le cadrage du projet

Il s’agit d’une étape stratégique, souvent déterminante. Elle consiste à :

• définir clairement les objectifs du projet ;
• identifier les parties prenantes ;
• analyser les processus existants ;
• formaliser les besoins.

Ce cadrage doit être collaboratif, afin d’impliquer les directions métiers concernées dès l’origine.

2. Le paramétrage et le déploiement

Sur la base du cadrage, l’équipe projet procède à la configuration de la solution :

• modélisation des processus ;
• définition des indicateurs ;
• intégration des données.

Cette phase implique des tests réguliers, avec des retours rapides des utilisateurs pilotes. Elle peut être réalisée de manière progressive (déploiement par lots ou par périmètre) ou globale, selon la stratégie adoptée.

3. Les tests, la recette et le lancement

Avant le déploiement final de la solution EPM, des phases de tests sont indispensables pour valider la fiabilité des calculs, la qualité des interfaces et la conformité aux besoins exprimés. Cette période est aussi l’occasion de former les premiers utilisateurs, afin qu’ils soient pleinement opérationnels au moment du lancement.

Assurer l’adhésion des équipes : un levier de succès souvent sous-estimé

Si la technologie constitue l’ossature du projet, l’humain en est le moteur. Trop de projets EPM échouent ou stagnent en raison d’une faible appropriation par les utilisateurs finaux.

Les freins à l’adoption peuvent être multiples : résistance au changement, attachement à des outils historiques, méconnaissance des bénéfices apportés, ou encore sentiment d’exclusion du processus de décision. Pour contrer ces risques, plusieurs leviers existent :

• Impliquer les utilisateurs clés dès le départ : ils participent à la définition des besoins, à la validation des choix fonctionnels et deviennent les relais du projet auprès de leurs équipes.
• Adopter une démarche « Train the Trainer » : former les référents internes qui auront ensuite la mission de diffuser les connaissances et les bonnes pratiques à leurs collègues.
• Mettre en place une communication interne régulière : partager les avancées du projet, des démonstrations de prototypes ou des maquettes, aide à l’appropriation progressive de la solution EPM.

L’adhésion ne se décrète pas. Elle se construit, avec pédagogie et transparence.

Piloter la performance du projet et maintenir la dynamique

Une fois le projet déployé, le travail ne s’arrête pas là. Pour que la solution EPM continue de produire de la valeur dans la durée, il est essentiel de mettre en place un suivi régulier des résultats.

Cela passe d’abord par la définition d’indicateurs de performance (KPI) liés à l’usage de l’outil :

• taux de connexion ;
• fréquence de mise à jour des données ;
• qualité des reportings ;
• satisfaction des utilisateurs.

Ces indicateurs permettent de détecter les points de blocage, mais aussi d’ajuster les paramétrages et d’identifier les besoins complémentaires.

Par ailleurs, une démarche d’amélioration continue est fortement recommandée. Organiser des points réguliers avec les utilisateurs, capitaliser sur les retours d’expérience, intégrer les évolutions stratégiques de l’entreprise, c’est comme cela que la solution EPM reste alignée avec les attentes du terrain.

Enfin, des sessions de formation continue ou de coaching personnalisé peuvent être proposées pour accompagner les nouveaux arrivants ou renforcer les compétences des utilisateurs avancés.

La réussite d’un projet EPM repose autant sur la qualité de la solution technique que sur la stratégie de déploiement adoptée. Il ne suffit pas d’implémenter un outil performant mais s’assurer qu’il soit compris, accepté et utilisé par les équipes.

De la phase de sélection à la conduite du changement, en passant par le pilotage de la performance post-déploiement, chaque étape compte. C’est pourquoi l’accompagnement par des experts, à la fois techniques et fonctionnels, à l’instar de VISEO, peut faire toute la différence.