Facturation électronique, quelles solutions propose SAP ?

Slovénie, Hongrie, Espagne, Portugal, Croatie, Italie... Pour tous ces pays, la loi exige aujourd’hui que certains documents (factures, bons de livraison, note de débit, notes de crédit …) soient disponibles et transmis électroniquement aux autorités fiscales.

SAP E-Document ou comment SAP répond à ce nouveau besoin légal

La solution SAP « e-Document » permet de créer ce qu’on appelle un « E-Document », qui est le résultat de la transformation d’une facture (un avoir, un bon de livraison...) initialement créée dans Les applications SAP (FI, SD, ...) en un document structuré et conforme aux formats de syntaxes attendus par les plateformes cibles des différents pays. Ainsi, le résultat de cette transformation donne naissance à la facture électronique.

Cette solution fournit également la possibilité d’envoyer ces factures électroniques automatiquement aux plateformes cibles de chaque pays et de recevoir les messages retours correspondants. Elle permet également la gestion de flux entrant en intégrant des factures fournisseurs électroniques comme c’est le cas pour l’Italie.

Enfin, cette solution offre un cockpit de monitoring pour le traitement des transmissions et le suivi de des message de notification.

Tout cela se fait très facilement dans SAP avec un minimum d’effort. En effet, la solution livrée par SAP est préconfigurée de manière à faciliter sa mise en place.

Quelles sont les différentes solutions d’intégrations proposées par SAP

E-Document Full Solution : Traitement de documents électroniques avec l'intégration de SAP Cloud Platform Cette solution eDocument est adaptée pour des scénarios B2G (Entreprise à gouvernement) et B2B (Entreprise à entreprise), elle intègre « SAP Cloud Platform Integration » pour réaliser le processus de bout en bout avec les autorités fiscales.
 

Les E-documents sont créés sur la base des documents sources créés dans d'autres applications SAP, telles que la comptabilité financière (FI) ou les ventes et la distribution (SD).
 

Le système utilise un composant appelé AIF (Application Interface Framework) pour mapper les données transactionnelles au format XML requis. « SAP Cloud Platform Intégration » traite le code XML pour le rendre conforme aux exigences de communication légales (Encodage, formatage, Signature digital, Routage) et déclenche l'envoi du fichier XML au système externe. « SAP Cloud Platform Intégration » reçoit des informations sur le statut de la demande provenant des systèmes externes, les transforme en un format consommable (en décodant et en mappant le résultat) et transfère le tout à SAP, qui met à jour l'E-Document dans la base de données avec les informations reçues des systèmes externes.
 

AIF Solution, E-Document Génération de documents électroniques eDocument : Utilisée pour les scénarios d'entreprise à gouvernement (B2G) et d'entreprise à entreprise (B2B) aussi, mais nécessite l'intégration d'une solution de communication spécifique au client afin de réaliser le processus de bout en bout avec les autorités fiscales.
 

Cette solution E-Document permet de créer des documents électroniques à partir de documents source créés dans les autres applications SAP, telles que la comptabilité financière (FI) ou les ventes et la distribution (SD).
 

Le système utilise SAP Application Interface Framework (AIF) pour mapper les données transactionnelles au format XML requis. Deux options pour poursuivre le traitement du XML :
 

- Télécharger le fichier XML et le télécharger ensuite manuellement dans le système des autorités fiscales.

- Implémenter une solution de communication spécifique au client

Basic Solution, Traitement des documents électroniques avec le Framework : E-Document Framework est une approche générique pour créer, traiter et gérer des documents électroniques, sans génération de fichier xml. Cette solution est une option pour les clients qui préfèrent développer leur propre logique pour générer, mapper et traiter les documents électroniques. Dans ce cas, seules les structures de données pertinentes pour la génération du document électronique sont mises à disposition via des enhancement. Le client doit ensuite créer le fichier XML requis par les autorités suivant la structure officielle et décider de la méthode d'envoi et de suivi du document.
 

Comment ça marche ?

Paramétrage de La solution sur SAP : Le paramétrage de la solution, une fois les notes sap installées, se focalise surtout, sur l’activation de celle-ci pour les sociétés concernées, le choix des types de documents et surtout, les types d’interfaces et les modes de traitement des XML.

SAP met aussi à disposition des méthodes pour affiner le Filtre des documents et pour permettre la modification de quelques informations sur l’XML (Ex : IF_EDOC_ADAPTOR) 
 

Utilisation de la solution : A la création de chaque document pertinent dans les applications SD ou FI, un edocument sera visible sur le « EDocument Cockpit »
 

Le E-Document Cockpit permet le traitement des documents de bout en bout avec les autorités fiscales, il permet l’envois , l’annulation ou le retraitement des documents, et aussi permet le traitement des e-documents venant d’autres systèmes externes ( Ex : Fournisseurs)
 

Que faut-il savoir d’autre :

Les solutions proposées par E-Document, peuvent nécessiter l’installation d’un ou plusieurs composants
 

- SAP ERP, option pour le traitement des documents électroniques :  Cette option comporte un droit d’utilisation au moment de l’exécution limité pour AIF (Application Interface Framework) et permet de mapper les données transactionnelles au format XML requis.
 

Une licence supplémentaire est requise pour cette installation, pour plus d’info la note : 2378414 - SAP Document Compliance, on-premise edition
 

- SAP Cloud Platform Integration : pour gérer la communication avec les systèmes externes ainsi que la messagerie de notification.
 

Un abonnement à SAP Cloud Platform Intégration est nécessaire pour pouvoir utiliser ses services.