Enjeux et impacts de la dématérialisation des factures

Dématérialisation des factures : de quoi parle-t-on ?

Une obligation progressive pour toutes les entreprises

La mise en place de la facturation électronique suit un calendrier progressif selon la taille des entreprises :

• dès 2026, obligation pour toutes les entreprises d’être équipées d’une plateforme de dématérialisation partenaires (PDP) pour réceptionner les factures fournisseurs ;
• dès 2026, obligation pour les grandes entreprises seulement d’émettre des factures électroniques et le e-reporting ;
• en 2027, obligation pour les PME et TPE d’émettre des factures électroniques et le e-reporting ;
• en 2030, généralisation des factures électroniques entre entreprises intracommunautaires.

Les objectifs de la réforme

L’extension de la facturation électronique répond à plusieurs enjeux majeurs. Elle permet notamment de sécuriser la collecte de la TVA et d’améliorer la transparence des transactions financières. Grâce à une standardisation des formats, les erreurs et autres anomalies sont réduites. Les contentieux entre entreprises sont par ailleurs limités et l’efficacité des contrôles fiscaux renforcée. Cette réforme permet également d’harmoniser les procédures comptables et de gagner en lisibilité des flux financiers pour l’ensemble des acteurs économiques.

Les avantages de la dématérialisation des factures

Réduction des coûts et gain de productivité

Automatiser le traitement des factures, c’est réduire significativement les charges administratives. C’est en supprimant les interventions manuelles que les entreprises minimisent les erreurs de saisie et accélèrent les délais de traitement.

Cette rationalisation des processus permet donc d’affecter les ressources humaines à des tâches à plus forte valeur ajoutée et de limiter les coûts liés à la gestion des documents physiques ou au retraitement d’anomalies.

Une meilleure traçabilité et une réduction des litiges

L’introduction de normes communes simplifie l’interprétation des documents échangés. De ce fait, il y a moins de risques de contestation. En outre, une meilleure structuration des factures entraîne une diminution des refus et des erreurs de paiement. La gestion des créances devient plus fluide et les délais de règlement sont réduits. Aussi, une traçabilité des flux financiers plus précise permet de mieux contrôler les obligations comptables et fiscales.

Un pilotage optimisé de la facturation

Grâce à la dématérialisation, les entreprises disposent d’un suivi en temps réel de l’état des factures, depuis leur émission jusqu’à leur validation. Elles bénéficient d’indicateurs précis sur l’avancement des paiements et peuvent identifier rapidement les points de blocage. En cas de refus, les motifs sont explicitement renseignés et il est alors plus simple d’effectuer des ajustements pour limiter les interruptions de trésorerie.

De plus, l’uniformisation de la structure des factures fournisseurs et clients permet un meilleur niveau de comparabilité et une granularité de l’information qui facilitent grandement le pilotage des factures, aussi bien à un niveau opérationnel qu’à un niveau global consolidé.

Les défis et contraintes pour les entreprises

Un changement structurel majeur

Le traitement de la facturation électronique impose une transformation en profondeur des processus internes. Certaines pratiques deviennent non conformes du fait de la nécessité de s’appuyer sur une PDP ou de rentrer dans le nouveau modèle unique de facture. Dès lors, une transposition des cas d’usage, des processus et des SI associés est nécessaire pour assurer la conformité des flux et le maintien de l’efficacité opérationnelle.

La perte de contrôle sur l’émission des factures

L’émission et la réception des factures ne relèveront plus directement des entreprises, mais devront transiter par des PDP certifiées par l’État. Ce nouveau modèle modifie nécessairement les interactions avec les clients et fournisseurs et peut générer une crainte autour de la relation client/fournisseur. Il impose également un contrôle plus important des flux de données et une mise en conformité stricte avec les nouvelles obligations fiscales.

Un haut niveau d’exigence

La systématisation du contrôle de chaque élément de la facture par les PDP impose désormais des standards élevés en matière de qualité des données transmises. Toute anomalie dans une facture entraînera son rejet immédiat par la PDP. Cela va obliger les entreprises à renforcer la rigueur de la gestion la qualité et de la complétude de la donnée et à fiabiliser l’intégration des informations financières. Cette exigence de conformité requiert un investissement substantiel en outils de contrôle et en accompagnement expert.

Comment réussir son projet de dématérialisation ?

Anticipation et mise en œuvre méthodique

Une planification rigoureuse constitue un prérequis essentiel pour une transition efficace vers la facturation électronique. Il est fortement recommandé de finaliser le projet en en amont de l’entrée en vigueur de l’obligation afin de tester de bout-en-bout et d’ajuster les dispositifs techniques.

La réussite du projet dépend également de celle des partenaires commerciaux (clients et fournisseurs). Si un client n’est pas prêt au démarrage (pas de PDP, pas d’ajustement de ses processus de traitement des factures fournisseurs…) il ne pourra pas réceptionner ses factures ou les traiter.

Le big bang du démarrage créé ainsi une interdépendance des projets entre clients et fournisseurs. L’identification des processus impactés et la sélection d’une plateforme adaptée aux spécificités de l’entreprise figurent parmi les étapes incontournables pour assurer une mise en conformité optimale.

Formation et accompagnement au changement

La réussite de cette transformation repose également sur l’adhésion des collaborateurs. La formation des équipes aux nouveaux outils et à la gestion des flux dématérialisés est un facteur clé de succès. Une coordination efficace entre les services financiers, comptables et informatiques est indispensable pour une intégration harmonieuse et une minimisation des risques opérationnels.

L’e-reporting : un enjeu complémentaire à la facturation électronique

Qu’est-ce que l’e-reporting ?

L’e-reporting constitue une obligation complémentaire à la facturation électronique. Il a pour objectif de garantir une transmission systématique des informations fiscales relatives aux transactions qui échappent à l’e-invoicing, notamment celles impliquant des particuliers ou des entités étrangères. Cette mesure permet un suivi exhaustif des flux financiers et participe à la modernisation des mécanismes de déclaration fiscale.

Qui est concerné ?

Les entreprises réalisant des opérations avec des clients particuliers ou des partenaires internationaux sont soumises à l’obligation d’e-reporting. Lorsqu’une entreprise française facture un client étranger ou un particulier, elle doit déclarer ces transactions à l’administration fiscale. Cette obligation s’applique à toutes les sociétés assujetties à la TVA, quelle que soit leur taille ou leur secteur d’activité.

Comment fonctionne l’e-reporting ?

Les entreprises concernées doivent transmettre à l’administration fiscale des informations précises sur leurs transactions : les montants, les taux de TVA appliqués et l’état des paiements. Ce reporting doit être réalisé de manière récurrente, avec une fréquence fixée à 10 jours, afin d’assurer une actualisation continue des bases de données fiscales. Le respect de ces exigences implique une adaptation des systèmes d’information et un renforcement des processus de contrôle interne.

La dématérialisation des factures, au-delà d’être progressivement réglementaire, représente une avancée majeure en matière de modernisation comptable et fiscale. Elle a des bénéfices en termes d’optimisation des coûts, de sécurisation des flux financiers ou encore de simplification des obligations déclaratives. Toutefois, elle impose également des contraintes significatives qui nécessitent une anticipation stratégique et une adaptation organisationnelle. Face à ces défis, VISEO accompagne les entreprises qui veulent engager dès à présent les démarches nécessaires à leur mise en conformité. Nous permettons à chaque organisation d’assurer une transition fluide et pérenne vers ce nouveau paradigme de gestion documentaire.