Rémy Cointreau bascule les 1300 utilisateurs de ses ERP SAP ECC vers SAP S/4HANA avec PM du groupe VISEO

Partout dans le monde, il existe des clients à la recherche d’expériences exceptionnelles ; des clients pour qui une grande variété de terroirs signifie une variété de saveurs. Leur exigence est proportionnelle au savoir-faire du Groupe Remy Cointreau, à la finesse des connaissances transmises de génération en génération. C’est pour ces hommes et ces femmes que Rémy Cointreau, groupe familial français, protège ses terroirs, cultive des spiritueux d’exception multicentenaire et s’engage à préserver leur éternelle modernité. Le portefeuille du groupe comprend des marques haut de gamme et singulières, comme les cognacs Rémy Martin et Louis XIII, et la liqueur Cointreau. Rémy Cointreau a une seule ambition : devenir le leader mondial des spiritueux d’exception. Pour cela, il s’appuie sur l’engagement et la créativité de ses 1850 collaborateurs et sur ses filiales de distribution implantées sur les marchés stratégiques du groupe. Rémy Cointreau est coté sur Euronext Paris. 

SAP ECC vers SAP S/4HANA : Une harmonisation des processus métiers et une modernisation du SI

En 2018, Rémy Cointreau a lancé un projet d’envergure visant à harmoniser ses processus métiers et à moderniser son système d’information. Les deux ERP de l’entreprise étaient utilisés par plus de 1300 utilisateurs répartis dans pas moins de 12 pays. Le premier objectif du projet visait à fusionner les deux ERP SAP ECC en un seul, puis à opérer la migration vers l’ERP intelligent SAP S/4HANA… en mode cloud. Un projet de transformation pour le groupe, soutenu par un fort engagement de la part de la Direction. 

« Pour nous accompagner dans la mise en œuvre de ce projet d’envergure internationale, nous avons choisi la société Progress Management (PM) du groupe VISEO, qui nous accompagne sur les solutions SAP depuis 2007, explique Olivier Ruault, DSI de Rémy Cointreau. Les équipes PM ont réalisé l’ensemble de nos projets de déploiements et se chargent du maintien des solutions SAP. Ils ont une vraie connaissance de notre métier, de nos systèmes, et des enjeux du secteur des Vins & Spiritueux… et ils ont su démontrer leur solide expérience de mise en œuvre de projets d’intégration SAP S/4HANA. » 

Une révision complète du système d’information 

Le lancement du projet Cap One s’est fait en octobre 2019 pour se terminer en mai 2021. Pendant 18 mois, les équipes de Rémy Cointreau et de Progress Management se sont attelées à la mise au point d’un core model, terminé au début du premier confinement de 2020. Ce core model capitalise sur les paramétrages et spécificités de la précédente solution, tout en intégrant plusieurs nouveautés majeures : 

- Le retour au standard sur certains processus, qui a permis de diminuer de 80% le nombre d’objets spécifiques lors de la migration. 

- L’intégration de nouveaux concepts, comme les business partners, ou le material ledger qui est employé pour valoriser des stocks d’eau-de-vie subissant des opérations complexes et un vieillissement sur parfois plusieurs dizaines d’années. 

- La fusion des deux systèmes a mené à celle des deux plans de comptes, aujourd’hui remplacés par un seul au format international, tout en suivant les spécificités locales dans des livres dédiés. 

- La mise en place d’un processus de facturation inter-sociétés et de réconciliation des opérations qui facilite la gestion de route to market complexes. 

- La refonte de la structure analytique afin de permettre le suivi du P&L par activité, marque, client, etc. 

- La mise en œuvre des tuiles Fiori lorsqu’elles apportaient un gain en termes de portabilité, sur des fonctions précises, au bénéfice d’une conduite du changement réduite. 

- L’exploitation du journal universel pour fournir des états de suivi réconciliés aux financiers et aux contrôleurs de gestion. 

Le premier déploiement a été réalisé en avril 2020, sur un périmètre important comprenant la France, la Suisse, la Belgique et la Barbade. Cap One a par la suite été déployé dans d’autres régions, dont le Royaume-Uni, les États-Unis et 6 pays d’Asie, et ce jusqu’en avril 2021. Un travail entièrement réalisé à distance, crise du Coronavirus oblige. « Notre méthodologie de déploiement a dû être revue en profondeur, explique Olivier Ruault. Mais ce qui était au début un obstacle est finalement devenu une opportunité, car le travail à distance a forcé les équipes locales à se mobiliser. Au final, la crise a été un accélérateur d’engagement. » 

En termes d’infrastructures, Rémy Cointreau est passé d’un système entièrement hébergé sur des serveurs dédiés à un SI cloud. L’ERP SAP S/4HANA est déployé sur la Google Cloud Platform et les autres outils SAP sont hébergés soit sur GCP, soit sur AWS, soit sur les infrastructures Cloud de SAP. 

Une solution appelée à évoluer 

« Le projet s’est très bien passé, c’est un succès, résume Olivier Ruault. Il n’y a eu que peu d’impacts business ou techniques constatés lors de la migration. » Le choix de conserver l’historique des paramétrages et spécifiques du système ECC (scénario connu sous le nom d’Hybride scenario ou encore Shell conversion) a permis de minimiser les impacts métiers dans les domaines où peu de changements étaient requis. Reste qu’un travail d’accompagnement au changement sera nécessaire pour accompagner l’évolution du système dans le temps. « Nous mettons en place des communautés d’utilisateurs, des plates-formes d’entraînement pour intégrer les nouveaux collaborateurs et des KPI permettant de suivre l’utilisation du système. » 

Rémy Cointreau prévoit de mettre à jour Cap One trois fois par an. « C’est un rythme de renouvellement plus soutenu que précédemment. Notre challenge sera de mobiliser des équipes suffisantes pour tenir cette cadence. La prochaine version de notre ERP, prévue pour novembre 2021, intégrera environ 70 améliorations. En 2022, nous nous pencherons sur de nouvelles fonctionnalités et innovations… probablement au travers d’une montée de version de SAP S/4HANA et d’une plus large utilisation de Fiori. » 

L’ERP est également au cœur de la solution d’e-commerce de Rémy Cointreau, avec la prise en compte des flux de commandes, financiers et logistiques. Enfin, Cap One devra s’adapter à certaines transformations en cours, comme la reprise en direct de la distribution de plusieurs marques et l’intégration de nouvelles entités, comme la Maison Telmont, acquise par Rémy Cointreau en octobre 2020. 

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