Prenez le contrôle de vos remboursements avec VISTEX SAP S/4 HANA

Payback & Chargeback est l’un des 8 modules proposés en add-on à SAP S/4 HANA, il permet de gérer efficacement les demandes de remboursements de vos clients. Que ces demandes émanent de clients directs ou indirects une partie importante du processus pourra être automatisée.
 

Certains éléments tels que la définition des accords sont basés sur des outils déjà connus de SAP, principalement un schéma de prix et des actions commerciales. Il sera donc aisé d’assurer la cohérence de vos conditions si par exemple vous appliquez une remise immédiate pour certains clients et un remboursement à postériori pour d’autres.

Le fonctionnement en général

Le module Payback (également appelé Billback) comprends un cockpit entièrement paramétrable qui permet de gérer les demandes de remboursements en ne gérant manuellement que les exceptions. Ces demandes seront confrontées aux accords préalablement enregistrés et aux volumes de ventes enregistrés dans SAP.
 

Un outil vous permettra de faire correspondre facilement le format du fichier provenant de vos clients à votre cockpit. Ce fichier reçu au format Excel, EDI ou via un portail web, sera évalué automatiquement pour vérifier la pertinence de la demande et l’exactitude des montants demandés. Une tolérance pourra éventuellement être appliquée pour éviter de traiter manuellement les écarts faibles. A l’issue du traitement une réponse au client sera générée et pourra lui être transmise par le même canal que la demande, chaque poste comportera soit un motif de refus explicite, soit une acceptation. Le cas échéant un avoir sera automatiquement généré et intégré en comptabilité. Les éventuels ajustements manuels effectués lors de l’évaluation pourront alimenter des tables de références croisées qui seront réutilisées lors de traitements ultérieurs, ceci permettra de traiter les prochaines demandes encore plus rapidement.
 

La réconciliation pourra se faire par rapprochement aux factures enregistrées dans SAP dans le cas des demandes adressées par des clients directs. Dans le cas de remboursements à des clients indirects Vistex propose également une solution intéressante. On pourra dans ce cas comparer la demande de remboursement à un pool de ventes qui aura été alimenté par les ventes aux clients directs. A chaque vente facturée ce pool sera incrémenté et à chaque demande de remboursement par un client indirect il sera décrémenté, ceci pour assurer que la quantité qui a fait l’objet d’un remboursement n’excède pas la quantité effectivement vendue.
 

Provisions

Ce module permet également de calculer automatiquement une provision avant l’arrivée des demandes de remboursement. Cette provision sera basée sur les ventes réelles enregistrées dans SAP et selon le taux de retour attendu. Les pièces comptables automatiquement générées et comptabilisées seront liées à l’accord par le flux de document.

Simulation

Un des intérêts majeurs de la solution est la possibilité de simuler l’effet d’une offre en fonction des volumes de vente prévus. Lors de la définition même de l’offre, ce simulateur vous permettra d’ajuster facilement les composantes afin d’assurer à la fois la pertinence et la rentabilité d’une promotion.

Intégrations S/4

La solution VISTEX étant parfaitement intégrée à SAP elle garantit une parfaite traçabilité, elle permet de relier toutes les étapes du processus réclamation, provision, réconciliation et règlement via le flux de document et garantit une piste d’audit fiable. L’ensemble des informations de données de bases ainsi que les commandes et factures sont utilisées par le module ce qui assure une parfaite adéquation avec la réalité des ventes.


Les différentes versions de Vistex ont été développées en parallèle des versions SAP et incluent des tuiles Fiori dans les versions les plus récentes pour l’ensemble des applications du module.