Maîtrisez les notes de frais avec SAP Concur

SAP Concur est la solution de référence pour la gestion des notes de frais. Cette offre SaaS est utilisée par plus de 46 000 organisations, présentes dans plus de 150 pays. Un leader mondial qui n’en oublie pas pour autant le local, avec la prise en compte des spécificités de chaque région.

La force de SAP Concur est de proposer une expérience intégrée. Toutes les fonctionnalités sont accessibles depuis une unique application : organisation des voyages et prise de réservations, saisie des notes de frais, demandes de dépenses et de déplacements. Une même application est utilisée par les collaborateurs, qui génèrent des notes de frais, les managers, qui les vérifient et valident, et les services administratifs, qui les mettent en comptabilité.

SAP Concur est également une plate-forme ouverte, avec un vaste écosystème comprenant des partenaires majeurs comme Airbnb, Avis ou encore Uber.

Organiser ses déplacements et saisir ses notes de frais

Sur un ordinateur de bureau, un utilisateur peut utiliser le module Concur Travel pour réserver ses déplacements (train, avion…) et son hébergement. Les réservations sont librement accessibles, chaque tarif conforme à la politique de l’entreprise étant signalé comme tel. Les données de l’utilisateur (carte bleue professionnelle, programmes de fidélité, adresses professionnelles) sont automatiquement prises en compte.

L’expérience peut poursuivre sur smartphone, avec la possibilité de photographier les tickets liés aux frais annexes : taxi, restaurant, etc. Ces justificatifs sont analysés via un moteur d’OCR et les montants automatiquement extraits. En quelques actions, il est ainsi possible de définir une note de frais comprenant l’ensemble des éléments du déplacement (transport, hôtel, frais annexes). Note de frais qui est automatiquement transmise au manager pour vérification et validation, puis au service comptable. Un workflow de validation entièrement automatisé.

Un outil qui sait s’adapter aux situations exceptionnelles

La crise du Covid-19 a mis un coup de frein aux déplacements professionnels. SAP Concur a su s’y adapter sans délai. Le module d’ordre de mission permet par exemple de faire des demandes d’engagement de dépenses. L’entreprise peut ainsi décider de dédier un budget à un poste spécifique, comme les dépenses en matériel de bureau des télétravailleurs. Le collaborateur peut alors faire une demande de dépense, accompagnée d’un devis du matériel désiré. Son manager voit cette demande arriver dans ses tâches d’approbation, vérifie que son montant ne dépasse pas l’enveloppe attribuée au collaborateur, consulte le devis et valide la demande d’achat.

Autre fonctionnalité, la rubrique Covid ajoutée à l’application mobile TripIt. Ce compagnon de voyage informe le collaborateur sur les règles appliquées dans chaque pays : conditions d’entrée, quarantaine, etc.

Dernière application notable, Concur Drive, qui facilite la mesure des kilomètres parcourus en voiture. La collecte peut se faire manuellement, ou automatiquement, lorsque le collaborateur entre dans son véhicule professionnel, aux heures de bureau. Une fonctionnalité appréciée de ceux effectuant de fréquents trajets. Les kilomètres parcourus peuvent être enregistrés directement dans une note de frais, où ils sont transformés en indemnités kilométriques, selon le barème choisi par l’entreprise.

Une intégration parfaite avec les solutions SAP

SAP Concur peut se connecter aux autres systèmes de l’entreprise par le biais de fichiers plats ou des services web en se connectant ainsi directement à de nombreuses applications métiers. Un connecteur natif pour les solutions SAP est bien évidemment proposé, lequel permet de comptabiliser automatiquement et en temps réel les notes de frais dans un ERP SAP.

Un projet SAP Concur reste court : 4 à 5 mois, si la politique de voyage de l’organisation est mature et bien définie. Les personnalisations sont nombreuses avec la possibilité d’activer chaque module individuellement, mais aussi d’insérer des messages spécifiques, par exemple pour enjoindre les collaborateurs à préférer le train à l’avion ou à vérifier si leur attestation ESTA est à jour, lors d’un déplacement aux États-Unis. Une offre bien évidemment conforme au RGPD et dont les données peuvent être stockées dans un datacenter situé en Europe.

VISEO est partenaire certifié et revendeur de SAP Concur. Il peut à ce titre conseiller les organisations dans le cadrage de leur projet, mais aussi assurer la configuration, le déploiement et l’intégration de la solution au SI de l’entreprise. Une fois SAP Concur mis en place, VISEO assure la formation des utilisateurs, la conduite du changement, puis l’administration et la maintenance de la solution. À ce jour, VISEO a déjà déployé SAP Concur dans plus de 65 pays.