User Experience by VISEO

Tribune d'Expert

L'expérience utilisateur ou la voie de l'efficacité

Une gestion efficace de la chaîne d'approvisionnement repose sur deux facteurs clés de succès : les capacités de vos systèmes informatiques à traiter l'information et les personnes.

Les outils de Supply Chain Management aident les responsables de la chaîne d'approvisionnement à prendre une décision sur la façon dont la chaîne d'approvisionnement doit être gérée. Je crois que le lien détemrinant entre ces deux facteurs est l'interface de l'outil, son "look and feel", c'est-à-dire l'expérience utilisateur. A l'inverse, une mauvaise expérience utilisateur conduira certainement à de mauvaises performances.

Questionner la pertinence des données

Au cours des cinq dernières années, j'ai travaillé à la mise en œuvre et à l'amélioration des outils de planification de nombreuses chaînes d'approvisionnement. J'ai travaillé avec des entreprises de différents secteurs tels que l'automobile, l'agro-alimentaire, la chimie, les biens de consommation, pour n'en citer que quelques-uns.

Le point commun à tous ces projets est que tous les utilisateurs croient vraiment qu'ils utilisent un type spécifique d'information crucial pour leur industrie/processus et qui doit être inclus dans la conception du processus du projet. La planification de la chaîne d'approvisionnement est un processus qui implique la plupart des acteurs clés d'une entreprise.
 

Lors de la mise en place d'une solution APS, si l'on écoute tout le monde, on a besoin d'intégrer beaucoup d'informations dès la conception... J'ai aussi remarqué que souvent, les membres des projets (qui ne sont pas nécessairement des utilisateurs finaux de la solution) craignent de manquer une information, donc au lieu de remettre en question l'utilité réelle des données, ils préfèrent les inclure à l'écran par défaut.
 

Par exemple, dans une solution de planification de la demande, le planificateur doit tenir compte de l'information provenant de la planification stratégique, des données provenant des ventes et du marketing, des données promotionnelles, des commandes en cours, parfois des données EDI des partenaires, des données de gestion du cycle de vie, ainsi que de certains chiffres fournis lors des prévisions statistiques.
 

Nous espérons que la plupart des solutions APS permettent de personnaliser le processus afin de prendre en compte toutes les informations fournies par les différents acteurs du processus. Et c'est là le piège de ces solutions hautement personnalisables : puisqu'il est techniquement possible d'inclure toutes les différentes informations dans la conception de l'écran, toutes les différentes données sont finalement affichées à l'écran !

Une conception qui vise à simplifier l'expérience

En discutant avec les utilisateurs finaux lors des étapes ultérieures des projets de mise en œuvre, ou en faisant du conseil pour la mise à niveau des solutions existantes, j'ai réalisé que les outils configurés pour afficher une grande quantité d'informations n'étaient pas utilisés du tout, et dans le meilleur des cas, qu'ils n'étaient que partiellement utilisés. J'ai vu des écrans où cinq onglets différents étaient affichés, la plupart composés de plus de douze types de données différents, sur un horizon de cinq ans.


C'est beaucoup trop, et la plupart du temps, l'utilisateur ignore tout simplement la plupart des informations pour se concentrer sur les données clés requises afin accomplir la tâche. En effet, il s'avère que l'œil humain peine à voir plus de sept lignes différentes dans un onglet. Avec plus de sept types d'informations, le regard de l'utilisateur se concentre sur une partie limitée de l'écran. Par exemple, j'ai vu des onglets où la prévision finale était affichée après la prévision statistique (plus la méthode de prévision utilisée), des données descendantes héritées de la planification stratégique (ainsi que des coefficients proportionnels), des chiffres sur l'impact de la saisonnalité, des données sur les événements promotionnels et diverses lignes relatives aux prévisions en collaboration du marketing et des ventes. L'onglet affiché à côté d'un autre fournit des informations sur la précision des prévisions et la variabilité de la demande.
 

En fin de compte, le planificateur ne se concentre que sur une seule information : la précision de la prévision est-elle suffisamment élevée pour que je puisse simplement valider la configuration actuelle telle quelle ?

Les cinq “S”

 

L'information est complexe par nature, l'objectif des outils informatiques de gestion de la chaîne d'approvisionnement devrait être de simplifier l'accès à l'information. En affichant trop d'informations, le processus de prise de décision pour l'utilisateur final devient confus et souffre finalement de malentendus ou même d'un manque d'information lisible !
 

Alors, quelle est la solution ? Eh bien, restez simple ! Une méthodologie bien connue s'applique ici : les cinq Ss.

  •     Trier : Ne conservez que l'information essentielle au processus décisionnel.

  •     Simplifier : le but de chaque écran doit être clairement identifié. Ne mélangez pas plusieurs buts en même temps dans un seul écran. Si vous craignez de manquer de détails spécifiques, il doit y avoir un moyen de mettre en œuvre un rapport parallèle qui identifiera cet élément d'information spécifique.

  •     Scrub : lors de la conception de l'écran, pensez ergonomie et expérience utilisateur. Utilisez des graphiques : ils illustreront tout un ensemble de données en un seul coup d'œil.

  •     Standardize & Sustain : ne demandez pas de mises à jour pour le système qui apporteraient de la confusion !

J'ai appliqué cette méthodologie lors de la mise en œuvre d'une solution de planification de la demande dans une entreprise agroalimentaire bien connue en Australie. Le nouvel outil vise à appuyer leur processus de PIC. Pour la gestion de la demande et la prévision de la demande, ils ont choisi une solution préconfigurée. Développée pour répondre aux exigences d'un large panel d'industries, il était clair que toutes les fonctionnalités de la solution préconfigurée n'étaient pas pertinentes pour l'activité australienne.
 

J'ai donc passé un certain temps avec l'équipe à identifier quelles étaient les informations clés qui devaient être affichées, en plus des informations utiles qui devaient être conservées dans le processus mais affichées à la demande des utilisateurs. Les renseignements qui ne s'appliquaient pas à leur processus ont tout simplement été retirés de l'écran.
 

Un autre exemple de l'utilisation de la méthodologie des cinq S est celui d'un fournisseur de premier plan dans l'industrie automobile.  Le plan d'approvisionnement était géré dans un écran qui affichait presque toute l'information dont le planificateur avait besoin dans une seule grille. Avec près de quinze lignes à examiner, c'était trop déroutant pour l'utilisateur final. En m'entretenant avec les chefs de projets informatiques internes, les responsables des achats et les utilisateurs finaux, j'ai divisé l'écran unique en cinq pages, chaque page se concentrant sur un seul aspect du plan d'achat. Informations relatives au SKU sur une page, aux fournisseurs sur une autre, aux urgences sur une troisième, etc... J'ai également inclus une représentation graphique pertinente, permettant une compréhension rapide en un seul coup d'œil. Les réactions des utilisateurs finaux ont été formidables : ils pouvaient maintenant obtenir des réponses et prendre des décisions appropriées très rapidement et en toute confiance.
 

En ne submergeant pas les utilisateurs de trop d'informations, ils sont en mesure d'examiner toutes les données nécessaires au processus décisionnel, après s'être assurés que tous les aspects critiques sont bien compris avant de prendre toute mesure. En fin de compte, en apportant facilité d'utilisation et simplicité dans l'expérience utilisateur des outils SCM, nous améliorons le niveau de performance des activités de gestion de la chaîne logistique.

Benoît

Benoit Martin
Expert supply chain planning et S&OP
Cestas, Aquitaine

En tant qu'expert de la Supply Chain, j'ai une expérience avérée dans les domaines des S&OP, PDP, de la planification de la production allégée, des processus de prévision des ventes et de gestion de la demande, de la gestion des stocks (calcul des stocks cibles, stock de sécurité, valorisation des stocks).