Tribune d'expert
La nouvelle fonctionnalité de SAP S/4HANA Fiori d’affichage des écritures comptables
Les utilisateurs comptables et les consultants finance l’attendaient depuis longtemps, SAP l’a fait : l’affichage des écritures comptables selon le modèle des comptes en T est disponible ! Dans cet article, Abir, Consultante Finance & Organisation SAP VISEO, vous explique cette fonctionnalité, en détaillant son utilité en complément du modèle classique, ses fonctionnalités, ainsi que son mode d'utilisation par le biais d'un cas pratique.
Dans SAP ECC, on a un affichage classique de l’écriture comptable, avec les données d’en-tête puis les informations des postes d’écritures en lignes. Ce mode d’affichage offre une grande flexibilité car il permet de sélectionner les champs affichés à l’écran selon les besoins d’analyse. Mais il a notamment un inconvénient, celui de ne pas faire la distinction des montants selon leur sens d’écriture, débit ou crédit, dans des colonnes dédiées. Pour pallier à cela, on se base sur le signe du montant pour interpréter le sens de comptabilisation. Un signe négatif à la suite du montant nous indiquant que nous sommes sur un poste d’écriture comptabilisé au crédit.
Avec S/4HANA et FIORI, SAP avait déjà retravaillé l’affichage des pièces comptables, en introduisant un affichage des montants selon les colonnes débit et crédit.
Dans la version S/4HANA 1909, SAP a fourni aux comptables la version authentique et originale d’affichage des écritures selon le modèle des comptes en T, au travers de la nouvelle tuile « Display Journal entries in T-Account view ».
Ce mode familier des comptables est une forme de représentation des écritures comptables avec : les montants au débit dans la partie gauche du T, et les montants au crédit à sa droite, avec sur la barre du T le numéro du compte et son libellé. Cette représentation a le mérite d’offrir une vision claire et lisible des schémas d’écritures comptables.
Pourquoi utiliser cette tuile ?
Voici 3 principales raisons d’utiliser la fonctionnalité « Display journal entries in T Account View » en complément des autres modes d’affichage standard :
1) Les comptes en T permettent aussi de rapprocher les utilisateurs du modèle standard théorique, et cela a pour conséquence une réduction du temps de formation dédié aux nouveaux utilisateurs en leur permettant de capitaliser sur leurs compétences et de mieux les exploiter pour de meilleures explorations possibles.
2) Hormis le fait que les comptes en T facilitent la vue Comptable, ils facilitent aussi la visualisation des liens entre les différents comptes comptables.
3) Cette modélisation offre une autre vision des écritures comptabilisées et donc un regard lors de leur analyse.
Visualisation pratique des comptes en T
Nous allons voir comment cette fonctionnalité peut être utilisée en partant de l’analyse des entrées d’un grand livre comptable jusqu’à l’affichage d’une écriture avec les comptes en T.
Depuis l’affichage des postes d’écritures d’un grand livre (cf. copie d’écran ci-dessous), il est possible de basculer directement sur la visualisation de l’écriture selon la vue comptes en T (Tips : si cet application n’est pas proposée par défaut, vous pouvez l’ajouter via « More Links »)
Et voici le résultat de l’affichage des comptes en T :
Cinq options pour une meilleure utilisation
Option N°1 : la barre de recherche
La barre de recherche permet de sélectionner et restreindre les données affichées par numéro de pièce, par Ledger par exemple.
Option N°2 : choix des écritures comptables
Le bloc à gauche liste les écritures comptables sélectionnées et restituées dans l’affichage compte en T. L’utilisateur peut désélectionner les écritures depuis ce panneau.
Option N°3 : le tag en couleur
Chaque écriture sélectionnée peut être taguée avec une couleur afin d’identifier facilement les montants qui s’y rattachent et leurs relations dans l’affichage compte en T.
Option N°4 : Affichage des détails du compte
Avec l’affichage du numéro de compte, de son libellé, et du Ledger, pour lequel les montants ont été comptabilisés, l’utilisateur visualise facilement les informations clés qui l’aideront dans une éventuelle analyse comptable.
Option N° 5 : L’affichage selon le mode « Tableau »
A partir d’un affichage des comptes en T, l’utilisateur peut basculer quand il le souhaite vers un affichage classique SAP des écritures comptables en tableau comme le montre la capture ci-dessous :
Conclusion
La fonctionnalité d’affichage en comptes en T, qui pourrait paraître un peu désuète au premier abord, offre finalement une vraie alternative pour la visualisation des écritures comptables. Elle apporte une vision comptable qui n’existait pas jusqu’ici et apporte une clarté qui complète parfaitement le mode d’affichage classique lors de l’analyse des comptes.
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