La facturation électronique pour toutes les entreprises, une obligation dès 2023 by VISEO

Tribune d'expert

La facturation électronique pour toutes les entreprises, une obligation dès 2023 

Matthieu, Practice Manager S2P – France Nord VISEO, explique l'importance et les bénéfices de passer à la facturation électronique pour les entreprises.

COVID-19 : e-Factures... La solution pour poursuivre son activité 

Avec le confinement, les entreprises ont dû se réinventer pour poursuivre leur activité tout en respectant les règles sanitaires actuellement en vigueur. Un défi de taille s’est imposé : Comment recevoir et traiter les factures fournisseurs de chez soi ? 

 

Face aux contraintes, les fournisseurs et les entreprises ont basculé plus vite dans les formats électroniques mettant en exergue des contraintes, des questions, et des processus pas toujours optimisés.

La numérisation des données : un intérêt grandissant

L’intérêt pratique et financier de mettre en place une politique de numérisation des données et notamment des factures est de plus en plus perçu par les entreprises.

 

De grands programmes de digitalisation des processus ont eu lieu ces dernières années et aujourd’hui le focus est porté sur les factures.

 

Dans une démarche d’exemplarité, l’Etat dans le cadre des marchés publics, a rendu obligatoire la facture électronique.

Qu’est-ce qu’une facture électronique et quels sont les gains attendus ?

Une facture électronique est une facture créée, envoyée, reçue et conservée sous forme électronique dans les conditions légales en vigueur. Elle n’existera donc jamais sous forme papier.

 

Scanner une facture papier et l’envoyer n'en fait pas une facture électronique, puisqu'elle n'a pas été « créée » au moyen d'un outil numérique.

 

Outre les obligations légales, la digitalisation des factures actuellement sous format papier doit générer des gains. De nombreuses études ont été réalisées et des gains financiers ont été identifiés pour les factures sortantes et entrantes. Les postes concernés sont l’impression, les fournitures utilisées, l’envoi, et l’archivage physique, mais aussi le traitement du courrier et la saisie de factures. Au-delà de ces gains financiers, une activité plus efficiente est recherchée. La facturation électronique doit permettre d’automatiser et rationaliser les processus, de centraliser les données, d’avoir un accès facilité. Tous ces axes ont pour objectif de diminuer le risque, et tendre vers une amélioration des relations entre partenaires.

 

La facture est soumise à différentes réglementations comptables, fiscales, commerciales. La facturation électronique est elle aussi normalisée, structurée afin de certifier l’exactitude des données. A ce titre elle permet l’écriture comptable et joue aussi un rôle majeur en matière de TVA.

Les factures électroniques B2B … Une obligation dès 2023 !

Après la facturation électronique pour les organismes publics, l’article 153 de la loi n° 2019-1479 du 28 décembre 2019 de finances pour 2020 prévoit qu’entre 2023 et 2025 toutes les entreprises devront procéder à une facturation électronique.


Le gouvernement et l’administration fiscale souhaitent imposer à partir de 2023 et jusqu’en 2025 l’utilisation de la facturation électronique pour tous les assujettis à la TVA avec pour objectif de simplifier la collecte de la TVA et lutter contre les fraudes.

 

Les entreprises vont donc devoir émettre mais aussi accepter et traiter des factures électroniques générées au préalable par des systèmes numériques et se présentant sous des formats PDF signé, cXML, EDI, … 

Les changements à venir...

La mise en place et ou la refonte de systèmes digitaux permettant le traitement des factures est donc devenue indispensable.

 

Pour les entreprises qui ne sont pas encore munies de solutions de dématérialisation, il leur est nécessaire d’anticiper les futures obligations. Une réflexion accrue sur les canaux de transmission des factures (email, pdf signé, portail fournisseur, EDI cXML) est un pré-requis à l’indentification des solutions digitales permettant de répondre aux futurs besoins.

 

Pour les entreprises possédant déjà des solutions il est dans leur intérêt de refondre leurs processus afin d’actualiser et prendre en compte les futurs besoins fiscaux, revoir les canaux de transmission de factures et faire diminuer le traitement de facture papier avec pour objectif « zéro papier ».

VISEO vous accompagne

La practice Source to Pay, au sein de VISEO, adresse les sujets de dématérialisation de factures fournisseurs depuis 2007. Nos experts sont en mesure de vous accompagner pour clarifier les nouvelles normes légales et leur application dans vos systèmes d’informations.

 

Ils peuvent définir et mettre en œuvre les best practices des processus liés aux nouvelles obligations, et les contrôles que les systèmes devront réaliser pour assurer la « qualité » Facture en interaction avec les nouveaux canaux.

 

Avec nos partenaires : ReadSoft by Kofax, Tradeshift, SAP Ariba, Ivalua… nous sommes en capacité de vous accompagner dans la réflexion et la mise en œuvre de solutions innovantes et digitales traitant l’ensemble des processus de la facture électroniques

 

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