Comment réussir et optimiser le déploiement de SAP S/4HANA à l’international ?

Déployer un ERP sur différents sites, répartis dans plusieurs pays, nécessite méthode et rigueur. Que ce soit dans la phase de construction du programme ou de déploiement. Le premier pilier, qui sera garant de la réussite du projet, est de disposer d’un sponsor fort au sein de l’organisation. Il est nécessaire pour porter avec succès la stratégie du groupe dans chacune de ses filiales et imposer une solution standard et commune à tous.

La stratégie recommandée pour un déploiement de l’ERP SAP S/4HANA sur de nombreux sites consiste à mettre au point un core model, qui va prendre en charge l’ensemble des processus métiers et définir le périmètre fonctionnel et technique de la solution. Un core model dit « faible » laissant une large place à l’adaptation locale réduit les efforts en termes de conduite du changement et d’adaptation aux besoins locaux, mais se montre complexe à déployer et à maintenir. Un core model dit « fort » réduira pour sa part le délai de déploiement et les coûts de maintenance, au prix toutefois de la définition d’un plus grand nombre de règles, avec un minimum de points de localisation laissés aux filiales. Pour une efficacité optimale, l’organisation devra de préférence s’orienter vers un core model « fort ».

Une problématique importante à prendre en compte est celle de la langue. Pour une entreprise ayant son siège en France et des filiales en Europe, le choix demandant le moins d’efforts de traduction serait de ne travailler qu’en anglais. Celui en demandant le plus consisterait à proposer l’anglais et le français comme langues du projet. Nous recommandons une solution intermédiaire : le français pour les documents de conception (les équipes de développement étant françaises) et une traduction en anglais des documents de formation, des scripts de test et des règles de migration de données. Le tout réalisé au fur et à mesure des déploiements. Le projet s’en trouvera ainsi facilité, avec une charge de traduction modérée.

Préparer les équipes et le kit de déploiement

Dernier élément, la mise en place d’une organisation adaptée. Avec l’adoption d’un core model commun à toutes les filiales d’un groupe, l’organisation de la société est appelée à changer, que ce soit lors de la phase de déploiement ou de maintenance de la solution. Il convient donc d’organiser les équipes en conséquence.

Pour le déploiement, trois équipes sont à prendre en compte : l’équipe centrale, qui fera office de centre de compétences et de support, et qui sera également l’arbitre en charge de trancher lorsque des écarts au core sont repérés pendant le déploiement sur un site. L’équipe de déploiement, qui ira à la rencontre de chaque filiale et se doit donc de connaître parfaitement le core model et sa mise en œuvre. Et enfin les équipes locales, comprenant un sponsor de poids, aligné avec la stratégie du groupe (par exemple le responsable du site), un chef de projet dédié, qui va coordonner les actions locales, et un responsable IT, chargé des aspects techniques. Le rôle de cette équipe locale n’est pas à négliger. Il sera même crucial dans le cadre d’un déploiement opéré à distance.

L’équipe de déploiement emportera dans ses valises un kit de roll-out. Un ensemble de documents et templates permettant d’industrialiser toutes les phases de déploiement du core model : design général de la solution, construction, test, formation, go live. L’objectif est d’accélérer le déploiement de la solution et de maximiser les chances de succès.

Savoir déployer avec méthode

Une fois les équipes et outils prêts, place au déploiement… et à sa feuille de route. Celle-ci dépend des contraintes logistiques (disponibilité des équipes, organisation des déplacements, décalage horaire…), de la typologie de la filiale (émanation de la maison mère, acquisition externe) et de son niveau de maturité, des besoins spécifiques de chaque filiale et du ROI attendu.

À l’heure de déployer, les ambassadeurs du core se rendent sur site, équipés du kit de roll-out. Pour réussir sa tâche, ils ont besoin du support d’un sponsor local, d’identifier rapidement les enjeux du projet, d’évaluer la complexité du déploiement (afin de hiérarchiser les tâches à accomplir), de définir la stratégie de déploiement la mieux adaptée (big bang, par lots, etc.), de réunir et animer les équipes locales, de mettre en place une méthodologie de déploiement solide et d’assurer la coordination avec les partenaires externes.

Une gouvernance transparente permet d’anticiper, puis d’arbitrer, tout changement ou problème. Appuyée par un plan d’action précis, elle permettra de tenir les délais et de mieux anticiper les contraintes éventuelles.

Les équipes locales, métiers et techniques, se chargent de l’analyse des écarts entre le core model et les besoins locaux, de la migration des données, de la validation des spécifications, des formations, des tests de scénarios métiers et de la contextualisation de la documentation. L’équipe centrale prend pour sa part en compte les retours des équipes locales, afin d’initier un cycle d’amélioration continue permettant au processus de déploiement de gagner en efficacité au fil des itérations.