VISEO digitaliza la facturación de Logista gracias a SAP Vendor Invoice Management
VISEO ha desarrollado un proyecto de implantación de SAP Vendor Invoice Management (VIM) de Opentext en Logista. Y lo ha hecho en un plazo récord. La consultora ha dotado al distribuidor líder de comercios de proximidad en España, de una solución que optimiza y simplifica el proceso de gestión de facturas y pagos.
Logista es el distribuidor líder a comercios de proximidad en España. La compañía da servicio a alrededor de 150.000 puntos de venta. La multinacional española distribuye productos de tabaco, conveniencia, recarga electrónica, farmacéuticos, libros, publicaciones y loterías, entre otros muchos, a unos 300.000 establecimientos en España, Francia, Italia y Portugal.
La compañía se encuentra en un momento clave, continúa fortaleciendo sus negocios ya consolidados, mientras expande su base de clientes y refuerza sus áreas de crecimiento con el objetivo de aumentar sus servicios a fabricantes y puntos de venta en todo el sur de Europa. En este contexto, Logista acude a VISEO para buscar una solución que les permita modernizar y digitalizar sus procesos y operaciones diarias. En concreto, aquellas tareas relacionadas con la gestión de facturas a proveedores en las más de 20 empresas que componen el grupo a lo largo de 3 países.
Hacia la factura de pagos inteligente
Con la solución de gestión de facturas y pagos SAP Invoice Management, Logista consigue una tecnología integrada y escalable a otros formatos de documentos que además soporta en España las normativas de la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT).
Invoice Management de SAP es una solución fácil de aprender y con una instalación muy rápida. Permite digitalizar y automatizar el proceso de recepción de documentos, escaneo, captura, extracción de metadatos, clasificación de los documentos, almacenamiento y finalmente el envío al sistema transaccional. Y, ¿cómo funciona esta herramienta?
- Esta solución permite a Logista hacer una lectura de datos para el 100% de sus facturas mediante una solución OCR, automatizando el proceso de entrada de datos en SAP y minimizando el número de errores.
- Independientemente del canal de entrada, ya sea vía mail, pdf, e-factura, papel o IDOC, la solución es capaz de identificar los datos de una factura, verificarlos y enviarlos a SAP para su procesamiento, desde un monitor preparado para tal efecto.
- Una vez en el monitor, VIM aplica una serie de validaciones o reglas de negocio, que permiten estandarizar los procesos de negocio de cuentas a pagar.
- Este proceso lo hace cumpliendo las normativas y peculiaridades de cada país.
- Finalmente, los documentos quedan contabilizados y liberados para el pago.
En cualquier momento y en cualquier lugar
Con SAP Invoice Manager de Opentex, no solo se mejoran los indicadores financieros como los DSO (días de cobro), el cash flow, el cash to cash cycle (ciclo del efectivo) y el pronto pago, sino que además se agiliza el proceso de autorización del pago de las facturas.
Otra de las ventajas es que la solución es web y mobile. Esto supone un ahorro en papel al tiempo que permite aprobar la liberación del pago de las facturas, con información real de la situación actual y la posibilidad de obtener un reporting unificado de los 4 sistemas transaccionales.
De este modo, es posible reducir los costes operativos, lo que se traduce en una reducción de errores y una mayor trazabilidad en el control de gasto. Gracias a estos beneficios, Logista ha ganado en eficiencia y agilidad en sus procesos de negocio, automatizando las tareas más repetitivas, lo que permite que sus trabajadores del área financiera puedan aprovechar ahora su tiempo en tareas que realmente aporten valor a la empresa.
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