Para asegurar que todo funciona correctamente en SAP será necesario evaluar y preparar el sistema en varias áreas:
- Estructura Organizativa y Datos Maestros.
- Vías de pago.
- Indicadores de IVA y de Retención.
- Contabilizaciones en general.
- Informes legales.
- Procesos Logísticos.
Estructura organizativa y datos maestros
En lo que respecta a la Estructura Organizativa dentro de SAP y a los datos maestros se deben hacer las siguientes acciones:
- Análisis de negocio en cuanto a la estructura legal/operativa de la sociedad:
* Operaciones transaccionales con GB.
* Sociedades con sede fiscal en GB operadas desde otros estados miembros.
* Empresas del grupo con sede fiscal en GB.
- Cambio en la configuración SAP a nivel País donde se especifica si es o no miembro de la CEE.
- Números de identificación fiscal en terceros de GB: Los números de identificación de IVA de GB se deben mantener en los registros maestros del cliente/proveedor hasta que se haya grabado el último documento "pre-Brexit” (Dentro del Campo NIF Comunitario). Habrá que realizar un seguimiento de la decisión de HMRC para actualizar los maestros de Proveedores y Clientes localizados en GB en el campo NIF correspondiente.
- Cuentas de Reconciliación de terceros: Si las cuentas de mayor para clientes / proveedores están diferenciadas por países se debe actualizar las cuentas en los registros maestros de clientes / proveedores y traspasar los saldos.
Vías de pago
Ante este nuevo escenario otro de los puntos que deben revisarse son las Vías de Pago y sus implicaciones:
- SEPA: Se recomienda revisar si GB requerirá como obligatorios los datos de dirección en los formatos SEPA, en cuyo caso, habrá que actualizar la parametrización de los métodos de pago en SAP y revisar que se cumple el formato publicado por SAP.
- Otras vías de pago (marcadas con "EU transfer"): Las vías de pago marcadas como "Transferencia interna de la UE" ya no funcionarán para pagos de países de la UE al Reino Unido o viceversa y deberán ser revisados o reemplazados.
Indicadores de IVA y Retención
Con este proceso de desconexión el esquema impositivo se ve afectado. En SAP tenemos las siguientes casuísticas:
- IVA: es un punto clave con la llegada del Brexit. Afecta de forma bidireccional a las operaciones entre los Estados miembros:
* Comprobación de los indicadores de impuestos ya existentes, y analizar la necesidad de creación de nuevos indicadores así como su implicación en el SII.
* Revisión de todos los documentos de Periodificaciones.
* Verificación y modificación de los esquemas de cálculo de impuestos.
- Retenciones:
* Ciertas operaciones (pago de royalties, dividendos o intereses ) con empresas de GB comenzarán a estar sujetas a impuestos de retención (WHT) con la entrada en vigor del Brexit. Se tiene que realizar una revisión de la existencia o no de este tipo de transacciones para la actualización y/o creación de nuevos indicadores de retención
* Actualización de maestros afectados.
Informes legales
Uno de los puntos afectados también es todo lo que tiene que ver con los Informes Legales que sacamos desde SAP. El impacto en los informes será en la aplicación de notas o en la modificación de las “variantes” de visualización:
- Declaración de IVA: Una vez revisada la creación de nuevos indicadores si aplica, los documentos contabilizados con empresas GB, aparecerán asociados a operaciones de importación/exportación.
- Declaración de IVA (empresas con sede fiscal en GB): Seguirá reportándose a la HMCR británica mediante la normativa MTD (Online Form 100)
- Declaración de IVA sobre servicios digitales.
- Declaración Recapitulativa - EC Sales List: hay ciertos países que ya han especificado que no quieren que se incluya ninguna operación de GB al no estar dentro de la UE, para ello SAP ha liberado la nota 2778393 que permite excluir el Código “GB” del resultado de la declaración.
- Intrastat: Por el momento no se debe hacer nada ya que esto depende del mercado único.
Logística
Dentro de los flujos de compras y ventas se pueden ver afectados todos aquellos pedidos que se encuentren en una situación en la que todavía no se hayan facturado.
- Compras: todos aquellos pedidos que se encuentren simplemente creados o con la recepción hecha en la fecha de corte habría que analizarlos ya que en la factura final se puede informar el IVA manualmente. Sería recomendable que nos encontremos con los flujos finalizados para la entrada en vigor del Brexit
- Ventas: todos aquellos pedidos que no se encuentren facturados a la fecha de corte deben ser analizados ya que en su creación heredaron la configuración previa. De lo contrario, los documentos subsiguientes, como por ejemplo las facturas, tomarán datos erróneos para su creación. En el área de ventas, además, hay un componente de configuración elevado como, por ejemplo, la determinación de precios.
No espere más y contacte con VISEO para ayudarle a prepararse para el BREXIT.
