IFEMA Madrid elige a SAP Concur apoyándose en VISEO
La organización ferial líder en España ha elegido SAP Concur con el objetivo de optimizar todos sus procesos de gestión de gastos y avanzar en su apuesta por la digitalización.
IFEMA Madrid, primer operador de España y uno de los más importantes de Europa dentro del circuito internacional de la industria ferial y congresual, hace visible su gran apuesta por la digitalización también en los procesos de gestión de gastos.
El contexto
El reto para IFEMA MADRID pasaba por la optimización gestión de gastos en viajes, comidas, etc., de sus profesionales.
“El objetivo era implementar una solución que permitiese al organismo:
- Ahorrar en el coste administrativo de las horas de trabajo
- Reducir el consumo de papel
- Evitar pérdidas
- Y conseguir transparencia y visibilidad del gasto de los empleados”,
Explica José Antonio Navarro, Jefe de Contabilidad y Tesorería en IFEMA.
“Necesitábamos una solución capaz de ampliar funcionalidades en el medio plazo que además pudiera integrarse rápidamente con nuestro SAP sin necesidad de añadir nuevas interfaces” asegura José Antonio.
Una solución en la nube para el control de gastos
Para automatizar el proceso de gestión de gastos, las compañías deben apoyarse en tecnologías disruptivas como SAP Concur. Gracias a esta solución, las empresas y sus empleados pueden gestionar todos los gastos asociados a los desplazamientos de negocio, de manera sencilla y ágil, sin que estos últimos tengan que preocuparse de guardar tickets y recibos, especialmente en viajes largos. Esta fue una de las claves por las que IFEMA apostó por esta solución.
“Además de optimizar recursos, SAP Concur aumenta la satisfacción de los empleados y los ratios de retención de talento en las organizaciones”, concreta David García Sanjose, SAP Concur Consultant de VISEO.
Los beneficios para IFEMA
“La dirección financiera es la gran beneficiada por la optimización de recursos, tanto humanos como materiales –declara José Antonio Navarro–. Asimismo, para las áreas comerciales ahora es mucho más fácil confeccionar sus liquidaciones de gastos, bien desde la propia app o bien desde un PC. Y es que el hecho de poder realizar una foto de los tickets y acto seguido poder desechar el papel también supone un gran avance”.
Con la implementación de SAP Concur, IFEMA consigue:
- Mayor transparencia y visibilidad del gasto de viajes de los empleados.
- Asegurar el cumplimiento de las políticas de gastos de la organización.
- Información centralizada para tomar decisiones inteligentes de negocio basadas en datos.
- Una gestión de informes más eficaz que permite reembolsar a los empleados de manera oportuna y eficiente.
“A diferencia de otras herramientas de mercado que cubren parte del proceso, SAP Concur permite integrar la gestión de gastos de viajes con el sistema financiero. Esto da la opción a las compañías de ampliar su funcionalidad en la parte de invoice y en la de travel” afirma Prado del Moral, Director HXM Solutions en VISEO.
Por otra parte, apostar por una solución nativa de SAP permitió que IFEMA Madrid disfrutara de una adaptación muy rápida. “SAP Concur se ha adaptado como un guante a nuestros procesos, en muy pocos meses, hemos completado un proceso muy sencillo sin puntos de fricción”, explica el directivo.
VISEO, el aliado perfecto para el proyecto
La implementación de soluciones SAP en la nube requiere de la experiencia de un socio como VISEO, Gold Partner de SAP.
El éxito de los proyectos se basa en aspectos como:
- Su metodología única y cercana al cliente.
- Su conocimiento y experiencia de SAP. Único proveedor con un conocimiento cross tan específico.
- Sinergia completa gracias al conocimiento global de VISEO.
- Capacidad de ofrecer una solución end to end desde el diseño de la solución, pasando por la configuración hasta facilitando el soporte.
Según José Antonio, “la colaboración con VISEO ha sido muy satisfactoria y eficiente. El equipo de implantadores de VISEO entendió perfectamente nuestras necesidades y en poco tiempo ya teníamos el proyecto implantado. Tras este proyecto, estamos en condiciones de afirmar que confiar plenamente en VISEO es una apuesta segura para cualquier empresa que quiera seguir avanzando en su digitalización”.
