ARTÍCULO
¿Cómo desplegar con éxito y de forma óptima SAP S/4HANA a nivel internacional?
Para desplegar con éxito el ERP SAP S/4HANA a nivel internacional, es imperativo optar por un enfoque de modelo básico, crear equipos centrales, locales y de despliegue, y trabajar metódicamente, sobre todo equipándose con un kit de despliegue.
La implantación de un sistema ERP en diferentes centros, repartidos por varios países, requiere método y rigor. Tanto en la fase de construcción como en la de despliegue del programa. El primer pilar, que garantizará el éxito del proyecto, es contar con un patrocinador fuerte dentro de la organización. Es necesario aplicar con éxito la estrategia del grupo en cada una de sus filiales e imponer una solución estándar común a todas.
La estrategia recomendada para la implantación del ERP SAP S/4HANA en varias sedes es desarrollar un modelo básico, que dará soporte a todos los procesos de negocio y definirá el alcance funcional y técnico de la solución. Un modelo básico considerado «débil» que deja mucho espacio para la adaptación local reduce el esfuerzo en términos de gestión del cambio y adaptación a las necesidades locales, pero es complejo de desplegar y mantener. Un modelo básico considerado «fuerte» reducirá el tiempo de despliegue y los costes de mantenimiento, pero a costa de definir una mayor cantidad de reglas, con un mínimo de puntos de localización dejados a las filiales. Para lograr una eficiencia óptima, la organización debería orientarse preferentemente hacia un modelo básico «fuerte».
Una cuestión importante que debe tenerse en cuenta es la del idioma. Para una empresa con sede en Francia y filiales en Europa, la opción que requiere menos esfuerzo de traducción sería trabajar solo en inglés. La opción más exigente sería proponer el inglés y el francés como idiomas del proyecto. Nosotros recomendamos una solución intermedia: francés para los documentos de diseño (los equipos de desarrollo son franceses) y una traducción al inglés de los documentos de formación, los scripts de prueba y las reglas de migración de datos. Todo esto se iría haciendo a medida que se fuera avanzando en el despliegue. Esto facilitaría el proyecto, con una carga de traducción moderada.
Preparar los equipos y el kit de despliegue
El último elemento es la creación de una organización adaptada. Con la adopción de un modelo básico común a todas las filiales de un grupo, la organización de la empresa está obligada a cambiar, ya sea durante la fase de despliegue o de mantenimiento de la solución. Por lo tanto, los equipos deben organizarse en consecuencia.
Para el despliegue, se contemplan tres equipos: el equipo central, que actuará como centro de competencias y apoyo, y que también será el árbitro encargado de decidir cuando se detecten desviaciones del núcleo durante el despliegue en un sitio. El equipo de despliegue, que se reunirá con cada filial y, por lo tanto, deberá estar plenamente familiarizado con el modelo básico y su aplicación. Y, por último, los equipos locales, que incluirán un patrocinador fuerte, alineado con la estrategia del grupo (por ejemplo, el director del sitio), un director de proyecto dedicado, que coordinará las acciones locales, y un director informático, encargado de los aspectos técnicos. No hay que desdeñar el papel de este equipo local. Incluso será crucial en caso de un despliegue a distancia.
El equipo de despliegue llevará un kit de despliegue en la maleta. Un conjunto de documentos y plantillas para industrializar todas las fases de despliegue del modelo básico: diseño general de la solución, construcción, pruebas, formación, puesta en marcha. El objetivo es acelerar el despliegue de la solución y maximizar las posibilidades de éxito.
Saber desplegar de forma metódica
Una vez que los equipos y las herramientas están listos, es el momento de la puesta en marcha... y de su hoja de ruta. Esto dependerá de las limitaciones logísticas (disponibilidad de los equipos, organización de los desplazamientos, diferencias horarias, etc.), del tipo de filial (escisión de la empresa matriz, adquisición externa) y de su nivel de madurez, de las necesidades específicas de cada filial y del ROI previsto.
En el momento de la puesta en marcha, los embajadores del modelo básico acudirán al lugar, equipados con el kit de puesta en marcha. Para tener éxito en esta tarea, necesitan el apoyo de un patrocinador local, para identificar rápidamente lo que está en juego en el proyecto, para evaluar la complejidad del despliegue (con el fin de priorizar las tareas que realizar), para definir la estrategia de despliegue más adecuada (big bang, por lotes, etc.), para reunir y animar a los equipos locales, para poner en marcha una sólida metodología de despliegue y para garantizar la coordinación con los socios externos.
Una gobernanza transparente permite anticiparse a cualquier cambio o problema para luego arbitrarlo. Apoyada por un plan de acción preciso, permitirá cumplir los plazos y anticipar mejor las posibles limitaciones.
Los equipos empresariales y técnicos locales se encargan de analizar las diferencias entre el modelo básico y las necesidades locales, la migración de datos, la validación de las especificaciones, la formación, las pruebas de escenarios empresariales y la contextualización de la documentación. El equipo central tiene en cuenta los comentarios de los equipos locales para iniciar un ciclo de mejora continua que permita que el proceso de despliegue sea más eficiente con cada iteración.
