URGO harmonise ses pratiques de gestion des frais de déplacement avec SAP CONCUR et VISEO

Un projet visant à homogénéiser la gestion des notes de frais de déplacement

URGO, société française de 3500 collaborateurs, spécialiste du traitement des plaies et de la santé responsable, est présente dans 60 pays au travers de 22 filiales. 

Le projet de transformation est né du constat que la société en forte croissance, organique, mais aussi par acquisitions (environ 7% par an), avait besoin d’homogénéiser ses processus de gestion des frais de déplacement entre filiales. De ce fait, URGO a souhaité se transformer en implémentant SAP Concur, outil de gestion avancée des notes de frais. 

« Le contexte est que l’on est issu de croissance externe et interne avec des entreprises autonomes donc chacune avait ses process, explique Vincent Dupont, Directeur de projet de transformation du groupe URGO. La gestion de la diversité des outils utilisés a commencé à être problématique. Notre objectif a donc été d’aller chercher un outil qui simplifierait les processus et leur gestion pour nos équipes afin de réduire les points de pénibilité et gagner en efficacité ».

VISEO, un partenaire expert 

« Notre motivation était de choisir un intégrateur qui pouvait nous accompagner dans la méthode de déploiement et la prise de décisions des éléments structurants du projet. VISEO, en tant qu’expert sur SAP Concur, nous a permis de monter en compétences sur cette expertise que nous n’avions pas et de vraiment rentrer dans le projet en assurant l’interface avec SAP Concur. Nous sommes allés chercher chez ce partenaire la compétence technique et la méthodologie projet qui en découle », confie Vincent. 

Concrètement, VISEO est intervenu sur 3 points essentiels :
 

- Le support à la création du Core Model,
 

- L’accompagnement du chef de projet et du Business Relationship Management dans la gestion de leur planning et notamment toutes les interfaces (ERP et outils RH),
 

- L’accompagnement au Change Management en proposant des supports de formation mais également en intervenant sur l’ensemble du plan de communication. 

« Cet accompagnement était important pour nous assister dans le paramétrage de l’application. La compétence de VISEO, tant côté métier que sur l’outil, nous a bien été utile pour anticiper les écueils avant qu’ils n’apparaissent », explique ainsi Vincent Dupont.

Des équipes conquises, premiers résultats encourageants

La première vague de déploiement a concerné la France et le Royaume-Uni. Aujourd’hui les collaborateurs sont très satisfaits de l’application car elle est simple d’utilisation : une photo d’un ticket dans Concur ayant valeur probante en France, l’utilisateur n’a pas à garder le justificatif. Autre atout, SAP Concur fonctionnant dans le Cloud, l’application reste accessible pour les salariés qui ne disposent pas en permanence d’un PC professionnel (ceux sur les lignes de production notamment) : « Tout cela contribue aujourd’hui à avoir un élan extrêmement positif autour du projet », affirme Vincent.

La prochaine vague de déploiement concernera le reste de l’Europe, puis l’Asie, et enfin l’Amérique du Nord et du Sud.

Trois conseils clés pour réussir son projet 

Vincent retient trois points clés à prendre en compte pour réussir son projet :

1. Réussir à harmoniser les processus de workflow,

2. Impliquer les utilisateurs clés sur le terrain,

3. Rester dans le standard et ne pas aller vers le spécifique pour profiter de l’expérience utilisateur dispensée par l’outil.

Revisionnez notre webinar pour écouter le retour d’expérience de Vincent Dupont, Directeur de projet de transformation, Groupe URGO.

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