SAP S/4 HANA Flexible Workflow: simple et agile

Depuis des années le SAP Business Workflow a montré sa robustesse et nous le mettons régulièrement en place chez nos clients. C’est le cas par exemple lorsque nous développons des applications SAPUI5 de gestion des achats de services et frais généraux que l’on couple avec le workflow standard SAP sur les commandes d’achat.

En revanche tout consultant, ayant déjà mis en place le workflow achat, sait que sa mise en œuvre n’est pas des plus simples et nécessite de faire appel à des ressources techniques. La création de la classification pour piloter les règles d’application du workflow, le paramétrage relatif à la mise en place de celui-ci, les éventuels exits pour déterminer les agents du workflow, bref de nombreuses tâches pour arriver à nos fins.

‘My Inbox’, premier pas vers la simplification

S4 HANA et le Fiori Launchpad propose une nouvelle interface utilisateur afin de faciliter / simplifier les tâches quotidiennes. En ce qui concerne la gestion des tâches de workflow, l’application Fiori ‘My Inbox’ participait déjà à cette simplification. Cette application informe l’utilisateur des work items à traiter.
 

S4 HANA Flexible Workflow appliqué à la commande d’achat

Depuis la version 1709, SAP donne la possibilité directement aux utilisateurs de définir depuis une application Fiori les critères de déclenchement de son workflow.

Pour illustrer la solution, je vais prendre le cas classique de la validation de commande d’achat. L’application Fiori correspondante se nomme : ‘Manage Workflows for Purchase Orders’.

Après l’activation de la tuile Fiori (service SICF et ODATA de façon classique), celle-ci n’affiche rien :

L’application nécessite l’activation d’un scénario de workflow. Le workflow correspondant peut être déterminé via l’URL de la tuile :
 

Dans notre cas il s’agit du workflow WS00800238.

Ce workflow doit être activé dans le backend au niveau de ce point de paramétrage : SAP NetWeaver > Application Server > Business Management > SAP Business Workflow > Flexible Workflow > Scenario Activation
 

L’application est alors opérationnelle et nous allons pouvoir créer notre premier workflow.
 

Avant cela il est nécessaire de définir le type de commande d’achat pour lequel le flexible workflow doit être actif via ce point de paramétrage : Materials Management > Purchasing > Purchase Order > Release Procedure for Purchase Orders > Activate Flexible Workflow for Purchase Orders
 

Nous pouvons maintenant définir le workflow dans l’application Fiori. Par exemple pour activer le workflow de validation lorsque le montant de la commande dépasse 1000 euros, il suffit de remplir la précondition de cette façon.
 

De nombreuses préconditions sont disponibles :

Après avoir saisi les étapes relatives au workflow ainsi que les agents acteurs du workflow (qui doivent par ailleurs être définis comme matricule et business partner depuis la version 1809), nous sommes prêts à tester. Ne pas oublier d’activer le scénario de workflow.
 

A noter qu’il existe une BADI pour la détermination des agents.

Si l’on créé une commande d’achat d’un montant inférieur à 1000 euros, celle-ci est automatiquement validée. On remarque le nouvel onglet ‘Flexible Workflow’ en en-tête de la commande.
 

Dans le cas d’une commande en attente de validation, le système bloque sa modification et affiche un message :
 

Et la commande est disponible dans l’application ‘My Inbox’ pour validation :
 

S/4 HANA Flexible Workflow, le workflow flexible et agile

Cet exemple montre la simplicité avec laquelle il est possible d’activer ce nouveau workflow. Il apporte au Business Process Owner flexibilité et agilité. Il est maître de son workflow et indépendant des services IT.

Ce type de workflow est aujourd’hui disponible à partir de la version 1709 sur divers objets tels que la commande d’achat comme nous l’avons abordé ici mais aussi les demandes d’achat, les devis et factures fournisseur. Compte tenu des workflows disponibles dans la version S4 HANA cloud, il y a fort à parier que d’autres workflows seront disponibles dans les prochaines releases on-premise.