Solution de Business Process Management & Mining : comment réussir l’optimisation des processus de son entreprise ?

L’optimisation des processus désigne l’ensemble des actions mises en place pour améliorer l’efficacité des opérations internes. Son objectif : réduire les dysfonctionnements, simplifier les chaînes d’exécution, fiabiliser les traitements et rendre les circuits décisionnels plus pertinents. En ce sens, elle permet d’accroître la cohérence entre les différents services et à tirer un meilleur parti des ressources disponibles.

Qu’est-ce que l’optimisation des processus ? Quels en sont les bénéfices et les défis ? Quelles sont les étapes clés ? En quoi une solution de Process Mining couplée à votre BPM (Business Process Management), BPA (Business Process Analysis) ou à votre ERP (Enterprise Resource Planning) est-elle pertinente ? Un article de Brieux Hamon, Business Excellence Director VISEO

Comprendre l’optimisation des processus

Qu’est-ce que l’optimisation des processus ?

C’est un fait, aujourd’hui l’environnement économique est mouvant. Chaque gain marginal peut faire la différence. L’optimisation des processus est dans ce contexte une démarche structurante, stratégique, presque vitale. Elle consiste à améliorer, de façon continue, les processus métiers qui irriguent l’organisation, dans une quête d’efficacité, de fiabilité et de haute performance.

Plus concrètement, il s’agit d’abord d’identifier les points de friction, puis d’analyser les écarts de performance, et enfin, de redessiner les flux de travail pour les rendre plus agiles, plus sobres en ressources et mieux alignés avec les attentes du marché. À la croisée du pilotage stratégique et de l’exécution opérationnelle, cette discipline fait de la complexité organisationnelle un élément de création de valeur.

Motivations et bénéfices de l’optimisation des processus

Les raisons qui poussent une entreprise à se lancer dans l’optimisation de ses processus sont multiples : mieux servir leurs clients, réduire les coûts d’exploitation, s’adapter plus rapidement aux mutations technologiques ou réglementaires. Mais la dynamique n’est pas que corrective. Elle se situe surtout dans la prévention et l’anticipation et devient aussi moteur d’innovation.

Les bénéfices sont concrets :

• en interne, la rationalisation des processus accroît l’efficience, réduit les erreurs humaines et libère du temps pour des tâches à plus forte valeur ajoutée ;
• en externe, elle améliore la qualité perçue du service, réduit les délais et développe, voire consolide, la satisfaction client.

Certaines entreprises ont investi dans cette démarche, à travers des programmes de transformation portés par les métiers et pilotés par l’IT. Elles ont pu combiner des solutions de Process Mining avec leurs systèmes ERP, CRM, MES, LIMS ou autres progiciels structurants, en fonction de leur contexte spécifique. Ces initiatives leur ont permis de dégager des avantages compétitifs significatifs, démontrés par des benchmarks concrets dans leur secteur. Des entreprises qui ont ainsi connu une hausse notable de productivité, tout en réduisant leurs coûts opérationnels, notamment grâce à l’automatisation de tâches répétitives, à l’élimination des redondances et à l’accélération des cycles de traitement.

Chez SOMFY, par exemple, la mise en place d’un dispositif d’optimisation appuyé par SAP Signavio couplé à SAP S/4HANA a permis d’accélérer la cartographie des processus critiques et d’identifier précisément les leviers de valeur dans une trajectoire de transformation ERP.

Défis majeurs et indicateurs de suivi

Si les intentions sont souvent claires, la réalisation de tels projets rencontre de nombreux obstacles :

• fragmentation organisationnelle, avec des processus métiers non alignés ou mal définis ;
• opacité des données : difficile d’analyser ce que l’on ne voit pas, ou d’identifier ce qui est réellement pertinent en termes de ROI ;
• silos fonctionnels et absence de communication entre services ;
• réticence au changement, liée à une culture figée ou à un manque d’accompagnement.

Pour orienter les efforts, la mesure de la performance est essentielle. Quelques indicateurs clés :

• temps de cycle d’un processus ;
• taux de conformité aux règles internes ou normatives ;
• coût par processus ;
• taux d’erreurs ou de rebuts ;
• satisfaction client, via enquêtes ou NPS (Net Promoter Score) ;
• ROI (retour sur investissement) des améliorations engagées.

Mais le cap véritable demeure la création de valeur : c’est pourquoi la mesure du retour sur investissement (ROI) est véritablement le fil rouge de toute initiative d’optimisation. Dès les premières phases, les KPIs sont définis et le pilotage du projet se fait par les résultats attendus (et obtenus).

Processus de mise en œuvre de l’optimisation

Étapes clés pour réussir l’optimisation des processus

Réussir l’optimisation des processus suit une démarche rigoureuse, progressive et itérative. Chaque étape structure la transformation en profondeur, en ancrant les améliorations dans le réel de l’organisation. Voici les neuf étapes fondamentales à suivre.

1. Cartographier les processus

La première étape consiste à dresser un inventaire exhaustif des processus métiers existants. Cette cartographie initiale permet de visualiser les activités, les interactions entre services, les flux d’informations et les dépendances systémiques. Elle révèle la complexité de l’organisation, mais aussi ses points d’ancrage et ses fragilités. Sans cette vue d’ensemble, toute tentative d’optimisation risquerait de rester partielle, voire contre-productive.

2. Identifier les processus à améliorer

Il s’agit ensuite de prioriser les chantiers. Tous les processus ne méritent pas d’être repensés immédiatement. L’identification des cibles repose sur une combinaison de critères : impact business, fréquence d’usage, volume de traitement, taux d’erreur ou encore perception client. C’est cette sélection stratégique qui va permettre de concentrer les efforts sur les gisements de valeur les plus prometteurs.

3. Schématiser les workflows

Une fois les processus cibles identifiés, il est temps de penser à leur modélisation détaillée. Cette étape consiste à formaliser les workflows, en décrivant chaque tâche, chaque acteur, chaque règle métier, dans une logique de clarté et de partage. Le recours à des standards de représentation aide à la compréhension transverse et alimente les phases ultérieures d’analyse. Le processus n’est plus seulement connu de quelques initiés, il devient lisible par tous. Un tel succès repose sur une dynamique collaborative forte, fondée sur un langage commun, formalisé dans un dictionnaire partagé, et sur une approche itérative entre les équipes métiers et IT. Cette collaboration aboutit à la création d’une bibliothèque commune de processus, validés, publiés, puis continuellement revus et optimisés.

4. Analyser les performances actuelles

La schématisation ouvre la voie à une analyse fine des performances réelles. C’est en s’appuyant sur des données concrètes (temps de traitement, taux de non-conformité, retards, interruptions…) qu’il est possible d’identifier les goulots d’étranglement, les tâches redondantes ou à faible valeur ajoutée. C’est aussi l’occasion de mettre en lumière les écarts entre les processus théoriques et leur exécution effective.

Il convient alors d’analyser les performances actuelles, d’évaluer les points de rupture et d’élaborer des objectifs de transformation alignés sur la stratégie d’entreprise. 

Cela implique plusieurs choses :

• Une analyse quantitative et qualitative des indicateurs clés
• La sélection d’outils adaptés (tels que les solutions ERP, BPM et/ou RPA)
• Une priorisation des chantiers d’amélioration selon leur valeur créée

5. Définir les objectifs d’amélioration

Sur la base de ce diagnostic, c’est le moment de poser des objectifs clairs et mesurables. Ils peuvent porter sur la réduction du temps de cycle, l’augmentation du taux de conformité, la baisse des coûts unitaires ou encore l’amélioration de la satisfaction client. Ces objectifs servent de boussole à toute la démarche. Ils permettent également d’évaluer, a posteriori, l’efficacité des actions mises en œuvre.

6. Choisir des outils adaptés

À ce stade, le choix des outils devient décisif. Pour la bonne pérennité des améliorations, il est opportun de s’appuyer sur une solution ERP robuste, en capacité d’orchestrer les processus, de structurer les données et d’automatiser les flux. Une solution BPM (comme SAP Signavio) viendra en complément, pour modéliser, analyser et ajuster les processus en continu. Le critère fondamental reste l’adéquation entre les besoins métiers et les fonctionnalités de la solution choisie.

7. Impliquer les équipes (change management)

La réussite ne repose pas uniquement sur la technique. Elle dépend aussi, et surtout, de l’adhésion des équipes. L’optimisation des processus bouleverse les habitudes. Elle redéfinit parfois les rôles et les responsabilités. Il est donc impératif d’accompagner le changement : former, expliquer, écouter, co-construire. Le change management est un véritable point stratégique de mobilisation et de transformation culturelle.

8. Suivre les résultats

Une fois les nouveaux processus déployés, il faut penser à leur pilotage en continu. Des tableaux de bord permettent de suivre l’évolution des KPI définis en amont. En cas d’écart, opérer des ajustements rapides peut être nécessaire. Ce suivi fait en sorte que l’optimisation ne reste pas lettre morte, mais qu’elle produit des effets concrets, mesurables, durables.

9. Pérenniser l’amélioration continue

Enfin, l’optimisation des processus n’est pas un projet ponctuel. Elle s’inscrit dans une logique d’amélioration continue, où chaque succès alimente une dynamique de progression partagée. Il s’agit de maintenir une veille sur les performances, de rester à l’écoute des retours terrain et d’intégrer les évolutions réglementaires, technologiques ou organisationnelles. C’est à cette condition que l’entreprise pourra inscrire sa transformation dans la durée.

Rôle des solutions BPM et déploiement de SAP Signavio

Importance des Solutions BPM

Les solutions de Business Process Management (BPM) sont essentielles dans la transformation des processus. Elles proposent la valeur d’outiller toute la démarche avec :

• une modélisation intuitive des activités de l’entreprise ;
• une analyse comparative entre le processus théorique et son exécution réelle (process mining) ;
• une collaboration transverse facilitée par un espace documentaire unique (single point of truth) ;
• un pilotage en temps réel par les données.

Ces solutions s’articulent idéalement avec les solutions ERP, mais permettent tout autant de piloter des processus de bout en bout en consolidant des données hétérogènes dans une vue unique (ex. : prise de commande portail web, exécution dans un MES et/ou un WMS, coordination dans une ERP, jusqu’à la satisfaction client côté CRM) en leur apportant transparence, agilité et documentation.

Déploiement de SAP Signavio

Dans cet écosystème, SAP Signavio est un des 2 leaders du marché en 2025 (selon Gartner), et est particulièrement recommandé pour ses passerelles d’intégration pour les clients ayant déjà une empreinte SAP. Intégré nativement à l’offre SAP, il propose notamment une intégration fluide avec les systèmes ERP existants, des fonctionnalités avancées de simulation et d’optimisation ainsi qu’une interface collaborative adaptée aux usages métiers et IT.

Les étapes de déploiement incluent :

• La définition des cas d’usage (transitions SAP S/4HANA, amélioration continue, pilotage ROI)
• L’accompagnement au changement
• La formation des utilisateurs

Un déploiement agile, itératif, permet d’obtenir des résultats concrets en moins de deux mois dans certains contextes, comme en témoigne le projet SOMFY.

Accompagnement VISEO

VISEO propose une approche complète qui mixe conseil stratégique et savoir-faire technique. L’accompagnement inclut :

• l’élaboration de feuilles de route co-construites avec les directions métiers ;
• le choix d’outils adaptés, validés par preuve de concept (POC) ;
• la mobilisation d’équipes mixtes (consultants, experts ERP, scrum masters) ;
• toute une gamme de services de Build et de Run à géométrie variable, selon le niveau d’internalisation ou d’externalisation souhaité par chaque client ;
• un suivi post-déploiement pour capitaliser sur les gains obtenus et les renforcer dans le temps.

L’optimisation des processus ne peut être une fin en soi. C’est une démarche qui implique avant tout un sponsoring métier fort. Elle doit s’inscrire dans une dynamique plus vaste de transformation pérenne, pilotée par la donnée, orientée vers le client et soutenue par une technologie fiable. Les solutions ERP, alliées aux outils de BPM comme SAP Signavio, permettent aujourd’hui d’opérationnaliser efficacement cette ambition.

Dans ce parcours de transformation, les experts VISEO allient vision stratégique, expertise métier et maîtrise technologique. Cette combinaison constitue un levier décisif pour inscrire l’optimisation des processus dans la durée. Demain, plus que jamais, l’avantage concurrentiel reposera sur des processus intelligents, alignés et adaptables.

À cet égard, l’intégration de l’IA SAP (Joule) dans la suite SAP BPM représente une priorité stratégique pour SAP en 2025. L’éditeur annonce dans sa roadmap une évolution majeure : confier à l’IA l’analyse des processus et la détection des leviers de performance, pour ensuite les transmettre aux équipes humaines chargées de les exploiter. Ce changement de paradigme permet de réorienter l’effort humain vers des tâches à forte valeur ajoutée, en facilitant en parallèle la mise en place de routines d’amélioration continue moins chronophages, grâce à une logique d’alertes intelligentes.

Consciente de ces évolutions, VISEO investit activement dans la montée en compétences de ses équipes pour accompagner efficacement ses clients sur ces nouvelles approches et en maximiser les bénéfices.