Nos clients P2P veulent réduire leurs coûts administratifs by VISEO
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Nos clients Procure2Pay veulent réduire leurs coûts administratifs

Une tribune de Nicolas Abeille, Consultant SAP VISEO
04 Septembre 2017

Découvrez les 5 méthodes selon lesquelles la réduction des coûts s’active

Après une première tribune sur l’évolution des besoins des clients en matière de Purchase2Pay, Nicolas Abeille, Consultant SAP VISEO, nous propose un second volet sur la volonté des clients quant à la réduction de leurs coûts administratifs.

La réduction des coûts n’est plus la seule motivation de nos clients. Mais elle ne disparaît pas pour autant. La réduction des coûts s’active selon plusieurs méthodes; nous en avons isolé 5.

Ces méthodes sont non seulement non exclusives, mais aussi interconnectées. En tout cas, aucune ne représente à elle seule une martingale et elles ont chacune leurs effets secondaires. La «multi‑thérapie» est sans doute la méthode la plus efficace.

Rationalisation de la charge par la mutualisation de services de petite taille en des CSP

Lorsque l’on a de multiples entités, avec chacune 1, 2 ou 3 comptables, la mutualisation permet de gagner en efficacité et facilite la gestion et l’optimisation des ressources. Mais on brise également le lien de proximité entre les comptables et les services opérationnels. Mal accompagnée, cette méthode conduit invariablement à une dégradation significative de la qualité des données financières et à un allongement des délais de traitement: les comptables n’ayant plus de contact personnel avec les opérationnels tendent à développer un comportement plus mercenaire ; les opérationnels, qui ne se sont pas en reste, attendent la dernière relance pour traiter les sujets.

L’accompagnement nécessaire passe par plusieurs mesures, organisationnelles autant que techniques:

- Conserver localement sur le site un relais administratif, courroie de transmission du CSP. Ce rôle est souvent dévolu aux contrôleurs de gestion ;
-  Formaliser les procédures gouvernant les différentes actions de comptables et… son nécessaire corollaire: optimiser la répartition des rôles pour que les comptables ne soient plus pollués par des tâches ne relevant pas de leur domaine de compétence.

Il est évident que cela change considérablement le métier des comptables fournisseurs. Là où ils étaient des professionnels de la comptabilité doublés de communicants (pour obtenir au mieux des opérationnels les informations qui leur sont nécessaires), ils deviennent des opérateurs de saisie avec pour mission d’exécuter scrupuleusement des procédures.

Une réduction de la charge de travail par l’automatisation 

Cette réduction du travail des comptables à l’exécution de procédures permet d’activer un second levier: l’automatisation. Si les tâches sont mécaniques et répétitives, c’est qu’elles peuvent être modélisées dans un algorithme qui sera capable de réaliser de manière automatique une grande partie des tâches.

On constate, chez nos clients pour lesquels nous avons été le plus loin dans l’automatisation, que si l’algorithme rend les armes devant une situation complexe, le comptable ne s’en sort pas mieux.

Cette automatisation requiert néanmoins un travail considérable pour que les algorithmes ne se comportent pas comme une machine aveugle et insensible aux subtilités. On voit ainsi des algorithmes trop hâtivement conçus qui sollicitent abusivement les opérationnels ou qui produisent des informations fiscales erronées (la fiscalité est un des domaines qui résistent le plus hardiment à l’automatisation).

Une optimisation de la charge de travail par une meilleure répartition entre les services

L’automatisation, mais également la logique de CSP ne sont possibles que dans la mesure où hommes et machines ne sont sollicités que pour des tâches requérant des données disponibles dans les systèmes. Il est donc souvent nécessaire de repenser la répartition des rôles entre comptables et opérationnels. Lorsque ce sont ces derniers qui disposent d’informations exclusives, l’optimum veut qu’il soit impliqué au plus vite dans le processus.

Cette optimisation doit s’effectuer avec discernement. À trop déporter certaines tâches administratives, on arrive à des situations ubuesques où de hauts salaires consacrent un temps considérable à des tâches à faible valeur ajoutée. On risque également l’éparpillement et la démotivation de ces opérationnels.

La réduction de la charge de travail par le déport vers les fournisseurs

Il est a priori moins risqué de déporter une partie de la charge vers les fournisseurs. Et c’est ce à quoi s’essaient certaines entreprises qui demandent (voire imposent) à leurs fournisseurs de transmettre leurs factures selon des canaux dans lesquels le fournisseur effectue une partie du travail. En voici quelques exemples :

- Le fournisseur doit saisir sa facture sur un portail : le travail de saisie est déporté.
- Le fournisseur charge sa facture sur un portail et doit ensuite contrôler, et au besoin corriger, les données capturées.
- Lorsque le client décèle un écart de prix ou de quantité, il émet immédiatement une note de débit qui vient en déduction de la facture. C’est au fournisseur qu’incombe le travail d’analyser la situation et, éventuellement, de contester la note de débit.
- Le fournisseur doit aller chercher sa facture sur le portail de son client.

La réduction du coût par le déplacement des services comptables dans des zones aux coûts salariaux plus faibles.

Finalement, certaines sociétés ont choisi d’installer leurs CSP dans des zones où les coûts salariaux sont plus modérés : en province, dans des pays proches comme le Portugal, la Pologne, la Roumanie, ou encore dans les pays francophones du Maghreb. Certaines vont jusqu’à changer de continent. Le changement de langue, le changement de culture, le changement de fuseau horaire… imposent de pousser très loin l’optimisation des procédures et des systèmes de communication. Cela n’est rentable que pour des volumétries assez considérables.

Paradoxalement, les attentes de nos clients sont de plus en plus vastes, mais ils demandent des solutions les plus simples possible. Leur horizon de planification se rapproche toujours plus. S’il était possible de proposer autrefois des projets avec des retours sur investissement sur 5 ans, ils réclament à présent des retours sur investissement à 2 ans.

Mais nos clients savent de mieux en mieux les conséquences de leurs choix en matière de systèmes d’information. Ils sont donc parfaitement conscients du fait qu’en imposant des ROI aussi courts, il leur faut accepter des applications qui ne s’adapteront pas au moindre de leurs désirs. Ils acceptent le principe d’applications en mode Saas. Elles sont moins paramétrables, elles permettent rarement le développement de quelques exits spécifiques. En contrepartie, elles ne réclament pas de coût d’infrastructure, pas d’achat de licences, pas de projet long.

Retrouvez la première tribune de Nicolas Abeille sur le sujet: L'évolution des besoins clients en matière de Purchase2Pay

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