Montée en production d'un ERP by VISEO
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Montée en production d'un ERP

Une tribune de Sulian Brajeul, Directeur de projets VISEO
28 Septembre 2016

L’aboutissement de la mise en œuvre d’un ERP n’est pas son démarrage, loin s’en faut! C’est plutôt une fois atteint le niveau d’activités «normal» de l’entreprise, sur la totalité de ses métiers, directions et services. Entre ces deux étapes, un chemin escarpé: celui de la montée en production du nouveau système.
Comment l’emprunter avec succès?​

Une tribune signée Sulian Brajeul, Directeur de projets VISEO pour l'entité Data & Process, dans laquelle l'expert nous explique comment aborder la montée en production d'un ERP, clé d'un projet.

La phase de montée en production, dite de bascule, est le moment de vérité pour l’ensemble des projets de mise en œuvre d’ERP. Ce point de passage est une étape clé dans la transition du travail réalisé durant des mois par l’équipe projet et les équipes sur le terrain. La réussite d’un projet doit passer par la capacité du directeur de projet à mobiliser les équipes et planifier ces activités.

L’élaboration du plan de bascule se construit dès le début du projet

Il est obligatoire de l’anticiper et plusieurs phases permettent de l’exécuter et l’enrichir. Ce plan va se construire dès les tests d’intégration (élaborés avec les équipes IT) pour lister l’ensemble des opérations nécessaires pour la mise en œuvre technique de l’environnement de tests. Tous les paramétrages manuels et les activations de connexions entre les systèmes seront listés car réalisées pour la première fois par les équipes. Ce plan technique pourra être rejoué une nouvelle fois lors de la mise en œuvre de l’environnement de recette métier. 

Le succès passe également par l’implication des équipes métiers dans la préparation des systèmes de recettes. Cette phase est avant tout critique pour les équipes métiers et non-techniques. Un des points clés est la reprise des données qui doit s’exécuter correctement en termes de volumétrie et de qualité durant la phase de bascule. Il est donc impératif que les équipes métiers impliquées aient jouées à plusieurs reprises ces cycles pour identifier les erreurs et connaître les outils à utiliser. Ce plan de reprise de données doit être joué et adapté à chaque préparation d’environnement pour les tests ou la formation.

Faire le pont entre les équipes projet et les métiers

En termes d'opérationnel, l’arrêt et la reprise des activités doivent également être anticipés. C'est au moment de la bascule que les équipes projets et métiers vont réellement commencer à travailler ensemble. Il est donc primordial de gérer correctement cette phase de transition.

Nous avons pour habitude d’organiser une journée off-site pour échanger avec l’ensemble des directions sur le planning démarrage projet. L’objectif étant que chaque domaine prépare son planning puis le partage et l’ajuste en fonction des points d’intégration. Toutes les actions de communication envers les tiers doivent également être listées comme la communication vers les clients (exemple modifications de la facture, de la codification produit…) ou si un gel de l’activité est prévu. Il en va de même avec l’ensemble des partenaires. Il est important que ce plan soit par la suite partagé et nous demandons donc à l’ensemble des managers de le faire avec ses équipes.

Un suivi détaillé et précis

Une fois l’ensemble des activités listées et validées, un planning précis sur le mois de bascule est mis en œuvre et un responsable est nommé pour le suivi quotidien et les relances.

Le succès passe également par la mise en place d’indicateurs techniques et métiers. L’objectif est de mesurer la santé du système et la reprise d’activité. Pour cela, nous mettons en place deux types de monitoring:

  • Le monitoring opérationnel afin de mesurer les problèmes techniques (interfaces en erreur, factures bloquées,….)
  • Le monitoring lié aux objectifs métiers: volume des ventes, volume d’achat, volume de production par sites… Ces objectifs doivent être communiqués par les directions métier avant le démarrage projet pour identifier rapidement les dérives ou blocages qui peuvent être liés à des problèmes organisationnels.

Enfin, organiser le transfert vers les équipes support

Le dernier point est la définition du plan de transfert avec les équipes qui seront en charge de la maintenance applicative du système. Suivant leur degré de connaissance sur le système mis en œuvre, ces équipes doivent monter en compétence sur la solution. Au minimum, nous essayons de les impliquer lors des phases de recettes et de formation mais ils nous arrive de travailler avec eux dès la phase de réalisation pour qu’ils puissent monter en compétences sur les aspects techniques.