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L’Oréal

Optimisation de la chaîne de traitement de factures fournisseur

L’Oréal a fait appel au groupe VISEO dans le cadre de l’optimisation de sa chaîne de traitement de facture fournisseur. L’objectif était notamment de bénéficier d’une allocation optimale des ressources, d’un sas de gestion unique pour tous types de facture… C’est donc la solution ReadSoft qui a été retenue.

Initialisé pour quatre sociétés de la division Grand Public du Groupe, le projet de dématérialisation doit permettre d’automatiser le traitement de 80 000 factures fournisseur annuelles. Parmi les objectifs visés, L’Oréal pointe l’accélération et la fiabilisation de la circulation des documents entre les services, la professionnalisation des échanges avec les fournisseurs et la réduction du coût de traitement unitaire des factures.

 

Une démarche anticipée

 

Près d’un an avant le démarrage du projet, L’Oréal avait déjà entrepris d’en créer les conditions favorables. D’abord en fusionnant les équipes comptables des 4 entités concernées en une seule ; ensuite en outillant le processus d’achat avec SAP SRM afin de le rationaliser et l’optimiser. Désormais dans l’entreprise, 100% des factures sont liées à un bon de commande. En adoptant cette politique, L’Oréal entend bien faciliter l’étape de rapprochement factures/bons de commande, dont la qualité est déterminante pour une bonne fluidification du processus global.

 

Une chaîne de traitement optimisée

 

Dans une optique d’allocation optimale des ressources, l’entreprise a rapidement fait le choix d’infogérer les volets service courrier et numérisation de factures. Les déplacer vers un opérateur spécialisé lui permet de soulager la charge administrative des équipes comptables de tâches à faible valeur ajoutée. Par contre, les étapes de traitement aval, soit toute la gestion des données dans l’environnement SAP, restent internalisées et reposent sur la plate-forme ReadSoft, capable de traiter des flux entrants hétérogènes (pdf, mail, XML, EDI..).

 

Des factures intégrées à SAP à J+1

 

Toutes les factures - adressées désormais sur une boîte postale unique - sont traitées par l’opérateur de service courrier : ouverture, tri, numérisation, vidéocodage, archivage papier. Les informations numérisées sont transmises au format XML et PDF à un prestataire qui se charge de les enrichir : conversion au format SAP IDOC, contrôle par rapport au référentiel fournisseur de L’Oréal puis transmission des images PDF à la base d’archivage et des données IDOC à la plate-forme ReadSoft. Celle-ci assure le contrôle de cohérence des données, le rapprochement automatique des factures, les imputations automatiques, le déclenchement de workflow de bon à payer et/ou de litige. Dans ce processus rigoureusement optimisé, toutes les factures réceptionnées sont intégrées dans SAP à J+1.

 

Une plus grande efficacité

 

EDI Cockpit et INVOICE COCKPIT se sont inscrits dans le quotidien des comptables. Grâce à la forte intégration à SAP et à l’ergonomie des outils, l’apprentissage a été rapide. A peine une journée selon L’Oréal. Parmi les arguments cités, les comptables ont dit apprécier la convivialité des opérations de rapprochement factures/bons de commande. Dotés chacun d’un écran 19”, ils peuvent afficher en parallèle les deux documents (image de la facture et bon de commande) avant intégration dans SAP. Cet accès aux images de facture facilite aussi toute recherche d’archive et a définitivement éliminé les manipulations papier. Par ailleurs, toujours dans un souci de convivialité, l’Oréal a fait développer à usage des managers un parapheur électronique qui permet de présenter simultanément plusieurs factures à l’approbation.

 

Vers la dématérialisation fiscale

 

Grâce au module ANALYZER, des gains de productivité ont été mesurés dès le démarrage. Un mois et demi après la mise en production (février 2008), le taux de traitement journalier des factures avait déjà doublé. A ce rythme, les premiers retours sur investissement sont attendus avant la fin de l’année.

Le succès de ce premier projet devrait conduire L’Oréal à étendre le périmètre fonctionnel à d’autres types de facture. La capacité avérée de la solution ReadSoft à traiter les fichiers EDI va aussi permettre à L’Oréal de se préparer efficacement à l’étape suivante : la dématérialisation fiscale.