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Calendriers de Paris

mise en place de la solution SAP

L’entreprise d’édition et de fabrication de calendriers s’équipe de la solution recommandée et intégrée par VISEO pour assurer le pilotage global de son activité.

Premier groupe français d’édition et de fabrication de calendriers pour la publicité et la fourniture de bureau, Calendriers de Paris a mis au point une offre-produit dont la société contrôle en interne la totalité de la fabrication, de la recherche iconographique pour ses collections ou pour des éditions spéciales, à la création graphique, la photogravure et le pré-presse, en passant par l’impression, le façonnage et la logistique.

L’intégration de toutes les fonctions d’édition et de fabrication permet à ce groupe de PME d’une centaine d’employés de contrôler la qualité de ses produits de bout en bout, et de maîtriser parfaitement les délais de fabrication pour les 25 000 entreprises qu’il livre.

Spécificité de l’entreprise, Calendriers de Paris intervient sur deux marchés distincts, la papeterie et la communication publicitaire, impliquant la gestion de deux flux de vente et de logistique très différents, à partir d’une base de données, d’un outil industriel et d’un système de pilotage commun. Souhaitant bénéficier d’une solution clé en main, la société a recouru pendant de nombreuses années à un logiciel propriétaire sur AS/400, adapté à l’utilisateur final car développé en fonction des demandes et apte à gérer une certaine complexité (EDI, gestion des stocks). « Ce logiciel spécifique avait de nombreux atouts, notamment en gestion commerciale, mais il restait très pauvre en gestion de production et peu évolutif : il était à l’origine dédié à la gestion des commandes », explique Alexis Engel, directeur général de Calendriers de Paris. « Au fil des années, de nombreux développements ont été nécessaires, en matière de gestion et de reporting notamment, via de multiples applicatifs connectés tant bien que mal, pour en assurer la cohérence ».

Vente, achat, production, stocks, comptabilité, finances… Le souhait du leader sur le marché du calendrier : installer un ERP pérenne en substitution d’un système propriétaire sur l’ensemble des processus de l’entreprise pour répondre à la complexité dans la gestion de son activité au quotidien.

Une réponse pérenne à une problématique de production particulière

C’est pour assurer un traitement pertinent de la complexité inhérente à son activité que Calendriers de Paris retient en 2007, après une phase de pré-étude, la solution SAP All-In-One, via l’achat de 36 licences installées sur l’ensemble des postes des utilisateurs et dans l’usine via des technologies wifi. Le projet, réalisé et vendu au forfait par VISEO, démarre début 2008 pour être finalement repoussé au premier trimestre 2009. Seulement trois mois seront nécessaires pour assurer son déploiement, lequel répond parfaitement à la problématique de production particulière du métier de Calendriers de Paris et à la couverture de son périmètre d’intervention :

  • Intégration des données. SAP All-In-One permet de gérer efficacement et simplement l’ensemble des données de l’entreprise (financières et comptables, logistiques, clients, fournisseurs, définition des produits, …) dans une seule solution intégrée.
  • Fluidification et intégration des processus. La solution configurable prend en charge l’ensemble des fonctions de l’entreprise : finances, approvisionnement, stocks, fabrication, logistique, développement de produit, service client, vente et marketing.
  • Pilotage global de l’activité. La recommandation de VISEO est particulièrement adaptée aux besoins d’un groupe de PME comme le Groupe Calendriers de Paris, cherchant à gérer ses processus de manière globale à l’aide d’une solution intégrée et complète.

Une solution et un projet adaptés à un contexte de PME et à des contraintes spécifiques

« Dans le cadre de la mise en place de ce projet, nous applaudissons la capacité de VISEO à intégrer et à maintenir SAP All-In-One dans un contexte de PME », constate Alexis Engel. « Cette solution est capable de prendre en charge et de faire cohabiter l’ensemble de nos flux, selon une rigueur et une exactitude des données sans faille. »

De manière plus spécifique, VISEO a su répondre via la mise en place de cette solution à des enjeux significatifs pour la société :

  • Saisonnalité de l’entreprise. Alternant entre périodes creuses et montée en charge très importante de son activité, Calendriers de Paris trouve avec SAP All-In-One une solution du meilleur niveau, pour permettre l’optimisation des outils et des gains de productivité significatifs, notamment sur les fonctions lourdes de l’entreprise (saisie et préparation de commandes), et ce même en fonction manuelle. Il ne faut par exemple que 30 minutes pour charger 1000 commandes grâce à l’automatisation des transactions.
  • Particularité du processus de production. L’ERP SAP All-In-One est capable de traiter l’ensemble des flux, et notamment la gestion des stocks, particulièrement sensible en raison d’un double canal de vente. Commandes, ordres de fabrication et stocks sont liés par le  système, pour une intégration des données et une gestion des processus optimale.
  • Volumétrie des données. 2500 articles produits, vendus et renouvelés à 100 % chaque année, 50 000 lignes de commandes, 120 000 unités de manutention, 25 000 ordres de fabrication… De la prise de commandes atomisées à l’expédition, en passant par la fabrication et l’entrée en stock, le SI est pérenne et auto-maintenu à son meilleur niveau en permanence.
  • Adéquation de la disponibilité des équipes aux contraintes d’une PME. Tout au long du déploiement, les équipes de VISEO ont mis au service de Calendriers de Paris leur expertise et leur réactivité en toutes circonstances. La mise en place d’un contrat de TMA à l’issue du projet a permis d’accompagner l’entreprise dans la prise en mains et les évolutions de son système d’information.

« Grâce aux fonctionnalités intégrées de la solution, nous rationalisons et élaborons simplement des processus de gestion de manière globale », ajoute Alexis Engel. « Preuve de son efficacité, nous avons constaté un gain de productivité de l’ordre de 15 à 20 % dès la seconde année d’utilisation de la solution, un chiffre dès lors en constante augmentation. »

Fort du succès du déploiement de SAP All-In-One, Calendriers de Paris développe actuellement une plate-forme fonctionnelle ERP2Web, pour permettre aux clients de saisir leurs commandes via une interface complète, tout en effectuant leurs tâches métier et de personnalisation. Réalisé avec VISEO et sa filiale OBJET DIRECT spécialisée dans le développement Web, ce projet qui sera lancé début 2012 entend réduire les coûts et les délais, mais aussi permettre la fidélisation des clients et assurer leur intégration dans l’entreprise grâce au retour d’informations délivrées lors de la commande.

« VISEO a su montrer une implication forte et efficace dans le cadre du déploiement de SAP All-In-One et c’est la raison pour laquelle nous poursuivons aujourd’hui notre fructueuse collaboration », conclut Alexis Engel. « Malgré des phases d’implémentation par moment difficiles, les budgets n’ont pas été dépassés : les équipes ont su s’adapter à notre contexte de PME pour en faire une force et nous garantir un accompagnement sur la durée ».

Un retour qui ne manque pas de ravir Philippe Legendre, directeur activité TMA/MCO de VISEO : « Nous nous réjouissons de l’engouement de Calendriers de Paris quant à notre professionnalisme, tant concernant la qualité de notre réponse commerciale, notre expertise technique au quotidien que notre accompagnement post projet. Nous restons aux côtés de la société pour lui permettre d’accroître la productivité de son système d’information et la qualité de sa relation client, pour in fine faciliter le pilotage de son activité et ses prises de décision. »

A propos de Calendriers de Paris - www.calendriers-de-paris.fr

Premier groupe français d’édition et de fabrication de calendriers pour la publicité et la fourniture de bureau, le groupe Calendriers de Paris comprend les sociétés Calendriers Boissier Cecab, C.E.C.A.B. et Calendriers Bouchut Grandrémy. La réunion de ces entreprises, implantées à Paris, à Angers et à Lyon, a permis à Calendriers de Paris de bâtir une offre-produit dont elle contrôle en interne la fabrication, de la recherche iconographique pour ses collections ou pour des éditions spéciales, à la création graphique pour ses studios de Paris et de Lyon, la photogravure et le pré-presse, l’impression, le façonnage et la logistique dans son usine en Anjou.

L’intégration de toutes les fonctions d’édition et de fabrication lui permet de contrôler la qualité du produit du bout en bout et de maîtriser les délais de fabrication. Dans cette optique, Calendriers de Paris a bâti le plus puissant outil industriel en Europe dédié au calendrier, sur plus de 11 000 m2 à Saint-Barthélémy d’Anjou, tout près d’Angers.