La conception en mode Agile sur SAP S/4HANA

Gauthier Casano, SAP Project Manager VISEO, nous parle de la conception de projets en mode Agile sur SAP S/4HANA, en l’illustrant par notre intervention chez un prestataire de services logistiques.

Les projets SAP ont souvent la réputation d’être longs et coûteux, de gros projets dans lesquels les intégrateurs et clients peuvent se perdre dès la conception. La complexité des problématiques, la difficulté de passer d’un système à un autre, le changement de culture, de vocabulaire… sont autant de points qui mettent à risque ces projets de transformation pourtant nécessaires pour ces entreprises dont l’ERP n’est plus adapté à leur croissance.

En appliquant certains principes de l’agilité à un projet pour un prestataire de services logistiques, nous verrons comment rendre plus flexible le modèle classique de conception de projet SAP: Un mode itératif, une documentation simplifiée, une réflexion basée sur les flux et du maquettage. Autant de principes qui vont permettre «d’assouplir le mammouth» et éviter le fameux effet tunnel propre aux conceptions classiques SAP.

Bien préparer la conception

Si lors d’une conception classique on se contente de planifier les ateliers théoriques à venir, une préparation de conception en mode agile implique de montrer très rapidement l’outil. La disponibilité du système dès le début de la conception est donc impérative. Avec SAP S/4HANA plus question de montrer les anciennes interfaces souvent dépassées et complexes, tout se passe désormais sur FIORI. Les nouvelles préconisations de SAP en termes d’infrastructures demandent bien plus de charge de travail et de temps de mise en place pour l’équipe BC.

Cette mini phase de préparation de 2 semaines a aussi été essentielle pour l’équipe fonctionnelle. Elle a permis de faire connaissance avec les acteurs du projet (responsables de domaine, utilisateurs clef, Consultants et équipe technique). Ces premières sessions ont été primordiales pour s’apercevoir de tout ce que le cahier des charges ne dit pas : la personnalité des acteurs, leur connaissance des flux ainsi que les enjeux et priorités exprimés directement par le responsable du domaine. Cela permet au consultant de savoir comment il va pouvoir orienter ses futures maquettes. Sans ce premier contact, il existe un risque d’être hors sujet aux premières sessions, ce qui a tendance à mettre à mal la confiance du client.

De plus, cette mini phase permet de laisser du temps à l’équipe infra pour faire les installations nécessaires et de valider la liste des flux métier à mettre en place.

Une conception en mode contrôle continu

Une fois lancés dans la conception on définit l’ensemble des livrables à réaliser ainsi que des jalons de maquettages intermédiaires qui vont permettre à la direction de projet de suivre ces étapes.

Afin d’accélérer cette phase au maximum, nous en avons minimisé les aspects administratifs. On ne parle plus d’atelier mais de session et donc plus de compte rendu d’atelier. En se basant sur un Template de document de conception sur PowerPoint, le consultant ouvre celui-ci en début de chaque session et le complète au fur et à mesure. Lors des sessions, chaque point soulevé est soit inscrit dans le document de conception en tant que règle de gestion, soit il fera l’objet d’un point ouvert enregistré sur une plateforme partagée.

Cette méthode a permis d’éviter les délais de validation et les surprises. Les responsables de domaines et utilisateurs clef avaient déjà vu et revu les documents de conception lors de la validation de ceux-ci et, à une exception près, nous n’avons pas eu de «Mais ça on en a jamais parlé !» de la part de nos interlocuteurs.

Le maquettage et l’apport de SAP S/4HANA

Il ne faut pas se voiler la face, le maquettage sur FIORI en même temps que la conception est un vrai challenge pour les consultants mais les gains sont indéniables.

Le principal gain pour le client est de se projeter facilement dans la solution: les interfaces plus ergonomiques et «user-friendly» de FIORI permettent à la fois de comprendre plus facilement la solution SAP et de mieux visualiser les changements de process métier («adopter plutôt qu’adapter»). De fait, pour la direction de projet, c’est un gain sur les programmes spécifiques moins nombreux.

Ainsi les acteurs du projet ont moins d’appréhension envers l’outil car ils l’ont vu fonctionner sur leurs flux plusieurs fois (avec leurs propres données quand cela fut possible).

Enfin, pour les consultants, le fait d’avoir à monter des maquettes facilite le travail transverse avec les consultants des autres domaines. Cela leur permet surtout de voir immédiatement les difficultés et les blocages potentiels (on se prend tout de suite « le mur ») pour ainsi éviter les mauvaises surprises dans des phases plus avancées du projet. Nous sommes également contents d’être allégés en tâches administratives.

La conception en mode agile avec SAP S/4HANA

La conception en mode agile avec SAP S/4HANA ne fait pas gagner de temps sur le cœur de la phase de conception car on remplace des tâches administratives par des maquettes. Par contre elle fait gagner du temps sur la validation des documents de conception. Le gain principal est sur la phase de réalisation avec moins de programmes spécifiques et sur le fait de respecter davantage le standard pour une solution plus stable et plus évolutive. Cette méthode, accompagnée des interfaces FIORI, s’est avérée être un choix gagnant-gagnant.